Оформлення відрядження в 1С.

Для ефективного функціонування підприємствам час від часу доводиться відряджати своїх представників у поїздки до інших населених пунктів та за кордон для ведення переговорів, укладання угод, придбання товарів тощо.

Катерина ПАПИШ,
експерт з питань оплати праці,
Intercomp Global Services

Службовим відрядженням називається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації на визначений термін в інший населений пункт для виконання службового доручення не за місцем його постійної роботи. Розглянемо, як відображаються службові відрядження у системі 1С 8.2 Заробітна плата та управління персоналом.

Для відображення відряджень працівників в системі 1С 8.2 призначений документ «Відрядження». Знайти його можна у меню Кадровий облік організацій – Кадровий облік – Зайнятість. У даному документі можна відобразити місто та підприємство, до якого буде відряджено працівника, вказати період відрядження та мету поїздки згідно наказу про відрядження. (рисунок 1).

рис. 1

При формуванні табелю обліку робочого часу інформація про період перебування у відрядженні буде відображена у табелі (рисунок 2).

Згідно ст. 121 КЗпПУ за працівниками зберігається протягом усього часу відрядження середній заробіток. Тому для оплати днів відрядження необхідно створити документ на оплату днів за середнім заробітком. Для цього необхідно скористатись меню Розрахунок заробітної плати організації - Розрахунок заробітної плати – Відсутності – Оплата по середньому заробітку.

Перш за все необхідно заповнити верхню частину документа: вказати працівника, період, який має бути оплачений по середньому заробітку та вид оплати. У нашому випадку це буде оплата за середнім заробітком. Потім необхідно перейти на вкладку Розрахунок середнього заробітку (Рисунок 3) і розрахувати середню заробітну плату працівника для оплати днів відрядження. Згідно п.2 Порядку обчислення середньої заробітної плати затвердженого постановою КМУ № 100 від 08.02.1995 року середня заробітна плата для оплати днів відряджень розраховується з виплат за два останні місяці за фактично відпрацьований час. Тому при визначенні виду обліку часу для середньої необхідно обрати По робочім дням або По робочім годинам залежно від виду обліку

рис. 2

робочого часу, встановленого на підприємстві, та вказати період для розрахунку середньої заробітної плати два місяці. Потім необхідно натиснути кнопки «Заповнити» та «Розрахувати» для заповнення табличної частини документу.

рис. 3

Після цього необхідно перейти на вкладку «Нарахування» та натиснути кнопки «Заповнити» та «Розрахувати» для нарахування оплати за необхідний період (Рисунок 4).

Тепер при нарахуванні заробітної плати працівнику не буде нараховано посадовий оклад за дні, які він перебував у відрядженні, а взято до розрахунку суму, нараховану по середньому заробітку.

рис. 4

На жаль, іноді трапляться певні форс-мажорні ситуації, які заважають працівнику повернутись у запланований строк. Це, наприклад, можуть буди складні погодні умови, перенесення або відміна рейсів. Звичайно, працівників кадрових служб хвилює питання, як правильно відобразити таку ситуацію у кадровому обліку.

Оскільки на період відсутності до повернення працівника ми не маємо ніякого документального підтвердження його відсутності, то для обліку можемо тільки фіксувати його відсутність за нез’ясованих причин. У системі 1С 8.2 для цього можна скористатись документом «Відсутність на роботі» (Рисунок 5).

Рисунок 5.

рис. 5

Цей документ можна знайти у меню Кадровий облік організацій – Кадровий облік – Зайнятість – Відсутність на роботі. У цьому документі необхідно обрати працівника та період, з якого почалась його відсутність та вид відсутності. Якщо тепер сформувати табель обліку робочого часу, то у ньому буде відображено фактичне перебування у відрядженні працівника та його відсутність. (Рисунок 6).

Після повернення працівник має пояснити причини, чому він не зміг повернутися згідно графіка та надати підтверджуючі документи про перенесення або скасування рейсу, які видала йому компанія-перевізник або аеропорт. Тоді працівник кадрової служби складає наказ про продовження термінів відрядження і відображає нові терміни відрядження.

рис. 6




Джерело:
Праця і Закон № 2 (158).


<< Назад