Як врахувати непередбачене: витрати на відрядження при скасуванні рейсу авіаперевізником.

Дедалі частіші проблеми авіаперевізників (наприклад,«Аеросвіт»), призводять до того, що багато пасажирів не вилетіли/не прилетіли в пункт призначення. Як підприємству бути, якщо працівника направлено у відрядження, а він не долетів, чи не повернувся вчасно з вини авіаперевізника? Хто несе додаткові витрати, не передбачені раніше, на «доставку» пасажира додому, його понаднормове проживання в готелі тощо? Чи усі витрати на відрядження підприємство зможе віднести до податкових витрат?

Краткова Ольга,
Керівник фінансової служби,
Експерт з оподаткування та
корпоративних звітів
Intercomp Global Services Україна.

Для того щоб компанія мала право віднести непередбачені витрати, додатково понесені співробітником під час відрядження, внаслідок затримки чи скасування рейсу авіаперевізником, компанія повинна насамперед визначити чи пов’язане таке відрядження з господарською діяльністю компанії?

Необхідно відзначити, що ні КЗпП, ні Податковий Кодекс України (далі - ПКУ) ні інші законодавчі акти не містять визначення службового відрядження. Цей термін розшифрований лише в Інструкції, яка затверджена Наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі - Інструкція № 59). Однак норми цієї інструкції регламентують порядок обліку службових відряджень виключно співробітників бюджетної сфери та держслужби.

Відповідно до п. 1 Інструкції № 59, службовим відрядженням вважається «поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи і організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі - підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства)».

Слід зауважити, що ст. 121 КЗпП України регулює гарантії і компенсації співробітникам під час службових відряджень незалежно від бюджетної приналежності, посилаючись при цьому на умови трудового або колективного договору.

Таким чином, комерційному підприємству бажано розробити та затвердити внутрішній документ про відрядження (наприклад, Положення про відрядження, яке може бути як окремим документом, так і частиною колективного договору), в якому дати визначення службовому відрядженню і відобразити всі нюанси відряджень і питання їх оплат (порядок оформлення службового відрядження, порядок і строки звіту після повернення з відрядження, режим роботи на основному місці в день від’їзду/приїзду, порядок повідомлення про необхідність перенесення термінів службового відрядження, порядок оплати вихідних днів, у які працівник перебував у відрядженні, порядок оплат лікарняних виплат під час відряджень, норми добових для відряджень по Україні та за кордон, граничні суми оплат за житло/готель за добу і т.ін.).

Чим детальніше буде такий внутрішній документ, тим зрозуміліше і простіше буде зв’язати витрати на відрядження з господарською діяльністю підприємства.

Нагадаємо, що згідно з пп. 14.1.36 ПКУ господарською діяльністю платника податку є діяльність, спрямована на отримання доходу.

Згідно з пп. 140.1.7 ПКУ будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу податкових тільки за наявності у підприємства - платника податків - документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з господарською діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно):

1) запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;

2) укладений договір або контракт;

3) інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

4) документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відрядило працівника (пп. 140.1.7 ПКУ).

Доцільність поїздки визначається наказом керівника підприємства.

Відповідно до пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПКУ до податкових витрат можна віднести витрати на відрядження лише тих фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Етап 1. Підготовка до відрядження. На етапі підготовки до відрядження готується наказ.У ньому зазначається мета відрядження, місце призначення (населений пункт і підприємство) та тривалість. Законодавством не передбачені терміни щодо підготовки наказу, тобтовін може бути створений у будь-який час до дати початку відрядження.Комерційне підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане забезпечити його авансом у розмірах, установлених внутрішнім положенням про службові відрядження.

При цьому слід пам’ятати, що у відповідності з абз. 4 пп. 140.1.7 ПКУ до составу витрат на відрядження відносяться витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України,але не більше як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати на 1 січня податкового (звітного) року, з розрахунку за кожний календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не більше 0,75 розміру мінімальної заробітної плати.

Обмеження щодо норм добових витрат на 2013 рік

Країна відрядження

Розмір добових, грн *

Україна

229,40

Зарубіжні країни

860,25

* Мінімальна зарплата на 01.01.2013 = 1147 грн. Ст.8 Закону України від 06.12.2012 р. № 5515-VI «Про Державний бюджет України на 2013 рік».

Аванс потрібно видавати до початку поїздки, але не раніше дати видання наказу про відрядження. Незабезпечення відряджуваного працівника є порушенням трудового законодавства. У такому випадку винні особи, відповідно до ст. 265 КЗпП, караються згідно з чинним законодавством. Аванс на поточні витрати необхідно видати працівнику до його від’їзду у відрядження. При цьому сума авансу повинна бути достатньою для покриття всіх передбачуваних витрат працівника у відрядженні. У разі якщо підприємство не забезпечить працівника авансом на відрядження, то його можуть притягнути до адміністративної відповідальності за порушення законодавства про працю (штраф у розмірі від 510 до 1700 грн., згідно ст. 41 КУпАП).

Етап 2. Невиліт працівника до місця призначення (з вини авіаперевізника).

У разі якщо авіаперевізник затримав виліт на 3 години і більше або відмінив виліт, працівник повинен, по-перше, зібрати докази затримки або відміни рейсу. Довідку про затримку/відміну зобов’язані видати в адміністрації аеропорту або в українській Державіаслужбі при зверненні.

По-друге, працівник повинен повідомити про настання непередбачуваних обставин на підприємство телефоном та відіслати (наприклад, факсом або ел.поштою, як це може бути зазначено в колективному договорі) на підприємство відповідну заяву та офіційну довідку від Державіаслужби, де обов’язково вказується час затримки та які додаткові витрати несе працівник (перелік витрат). На цій підставі на підприємстві готується відповідний наказ по підприємству про продовження відрядження.

Працівник при цьому повинен зберегти авіа квиток/посадковий талон до електронного білету та передати після повернення в бухгалтерію підприємства для подальшого відшкодування авіаперевізником. Також працівнику необхідно зібрати всі документи, що підтверджують фактичні витрати, які визвані затримкою або скасуванням рейсу (посадковий талон на альтернативний рейс іншого авіаперевізника, квитанція з готелю, чеки про користування факсом, тощо).

Всі вище зазначені витрати підприємство зможе віднести до податкових витрат, крім витрат на:

- харчування в кафе (такі витрати мають буди компенсовані за рахунок добових);

- суму добових, що перевищує законодавчо встановлену норму добових;

- вартість квитка авіаперевізника що відмінив/затримав рейс (вартість квитка повинна бути компенсована авіаперевізником після пред’явлення заяви на повернення коштів (з копією такого авіаквитка та копією довідки від Державіаслужби про затримку/відміну рейсу) або в судовому порядку.

Можлива ситуація, коли авіакомпанія забезпечує їжею та готелем до моменту виліта до місця призначення, тоді компанія фактично не несе ніяких витрат, окрім добових, які перераховуються співробітнику в безготівковій формі на відповідний рахунок.

Також треба відмітити особливість віднесення на податкові витрати добових.

Відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ, сума добових при відрядженні:

1) у країни, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), визначається згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;

2) в країни, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи, - тільки згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Вищезгаданий підпункт ПКУ передбачає, що за відсутності зазначених підтверджуючих документів, наказу або відміток у закордонному паспорті або документі, що його замінює сума добових не включається до складу витрат платника податку.

Відповідно з ч. 3 ст. 12 Закону України «Про прикордонний контроль»1, відмітки про перетинання державного кордону в паспортних документах громадян України не проставляються, за винятком випадків їх особистого звернення з метою проставлення такої відмітки. Саме цим і пояснюється відсутність відмітки про перетинання державного кордону України в закордонному паспорті працівника - громадянина України: він не звернувся до прикордонників щодо проставлення відмітки.

Отже, за відсутності відміток про перетинання державного кордону України в закордонних паспортах відряджених за кордон працівників (крім відряджень до країн з безвізовим в’їздом) відносити суму добових до складу витрат у податковому обліку забороняється.

Що стосується оподаткування НДФЛ та ЄСВ:

Згідно з думкою податкових органів, існує прямий зв'язок між включенням витрат на відрядження до податкових витрат та ПДФО. Якщо витрати на відрядження, що понесені працівником, не відносяться до податкових витрат (незалежно від причин), то вони є для робітника додатковим благом та оподатковуються ПДФО (пп «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

При згоді підприємства компенсувати всі витрати, понесені під час відрядження, витрати на харчування в кафе буде вважатися додатковим благом працівника та підпадати під оподаткування ПДФО та ЄСВ на загальних підставах (як виплата соціального характеру (Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена Наказом Держкомстат України №5 від 13.01.2004 (надалі – Інструкція №5)). При цьому для розрахунку бази оподаткування застосовується підвищуючий коефіцієнт, встановлений нормою п.164.5 ПКУ.

Оскільки добові не включаються до фонду оплати праці (Інструкція № 5), то сума добових не є об’єктом нарахування та утримання ЄСВ.

Не забуваємо про те, що після завершення відрядження працівник повинен відзвітувати про витрати (додаткові в тому числі) за формою, затвердженою наказом Мінфіну України від 05.12.2012 №1276 (далі – Звіт №1276):

- до закінчення третього банківського дня, якщо під час відрядження працівник отримав готівку з застосуванням платіжних карток;

- до закінчення п’ятого банківського дня, якщо аванс працівнику видавався готівкою;

- не більше 10 банківських днів (або 20 банківських днів до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами) якщо такий працівник застосовував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі.

Таким чином, направляючи співробітника у відрядження, слід подбати про його правильне оформлення, отримання звіту та наявність документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю. Це дозволить підприємству не допускати порушень та зменшити свій дохід, що оподатковується.




Джерело:
«Головбух» №5/2013