Штатний розпис в 1С

Штатний розпис – це документ, яким ми, працівники кадрових служб, постійно керуємося, коли оформляємо необхідні кадрові документи, формуємо відповідну звітність, здійснюємо набір персоналу та ін.
Він відображає структуру підприємства, перелік посад, розмір заробітної плати і додаткових виплат.

Катерина Ратушняк
Менеджер з персоналу
Intercomp Global Services

Штатний розпис це документ яким ми, працівники кадрових служб, постійно керуємося коли оформляємо необхідні кадрові документи, формуємо відповідну звітність, здійснюємо набір персоналу і т. п. Він визначає структуру підприємства, перелік посад, розмір заробітної плати і додаткових виплат.

Програма «1С. Зарплата і управління персоналом 8» дозволяє фіксувати організаційну структуру підприємства, вносити посади, вести штатний розклад підприємства і контролювати правильність переведення працівника або прийому нового на вільну посаду або зміну заробітної плати.

Для прикладу, нам необхідно внести в програму новий штатний розпис, який зображений на рис. 1

рис. 1

Перш ніж приступати до внесення штатного розпису підприємства, необхідно в програмі створити відділи і посади підприємства. Нові відділи підприємства вносяться в довіднику Підрозділи організації (Підприємство - Підрозділи організації). В прикладі необхідно створити три відділи - Адміністративний відділ, Відділ бухгалтерського обліку та Відділ продажу. Для того, щоб створити новий елемент довідника необхідно натиснути на кнопку Додати (рис. 2) або клавішу клавіатури Insert.

рис. 2

У новому вікні, що з’явилось, у рядок Найменування вносимо назву відділу (рис. 3). Рядок Група заповнюється тільки в тому випадку якщо організаційна структура має ієрархічну структуру і відділ, що створюється, підпорядковується іншому підрозділу. У нашому випадку цей рядок заповнювати не треба, так як структура нашого прикладу не має ієрархії. Після заповнення необхідних рядків натискаємо на кнопку Ок.

рис. 3

Список посад зберігається у довіднику Посади організації (Підприємство - Посади організації). У цьому довіднику для кожної посади визначається, чи входить вона до адміністративно-управлінського персоналу і вказується категорія посади. Нова посада додається кнопкою Додати (Дія - Додати) або клавішею клавіатури Insert. Для полегшення заповнення довідника в програму включений національний класифікатор професій, який також містить і їх коди. Для того щоб створити нову посаду за допомогою класифікатора професій, необхідно відкрити класифікатор по кнопці Підбір з КПД в довіднику (рис. 4).

рис. 4

Після вибираємо необхідну посаду і натискаємо на неї два рази. У новому вікні, що з'явилося, автоматично проставляється назва посади та її код за класифікатором професій. Далі ставимо галочку навпроти адміністративно-управлінського персоналу і вибираємо категорію посади (рис. 5)

рис. 5

Після створення всіх необхідних відділів і посад, можна приступати до внесення в програму штатного розпису. Штатний розпис створюється за допомогою нового документа Зміна штатного розпису організації. (Кадровий облік організації - Зміни штатного розпису організації), кнопкою Додати (Дія - Додати) або клавішею клавіатури Insert. У новому документі вказуємо з якого числа створюється новий штатний розпис, вибираємо організацію і заповнюємо табличну частину. У табличній частині документа вносимо підрозділ, посади, що входять у цей підрозділ, кількість ставок мінімальну і максимальну тарифну ставку, вид і валюту тарифної ставки та графік роботи (рис. 6). Після внесення всіх даних документ необхідно провести. Після проведення можна вивести форму для друку за допомогою кнопки Друк в нижньому правому кутку документа.

рис. 6

У документі Зміна штатного розпису також реєструються зміни штатного розпису. Якщо необхідно, наприклад, створити нову посаду то в новому документі Зміна штатного розпису в табличній частині необхідно внести тільки ту посаду, яка створюється. Дублювати заново весь штатно розпис немає необхідності. У разі скасування посади, в табличній частині нового документа вноситься скасована посада і в полі Кількість ставок вказується нуль.

Отримати чинний штатний розпис з програми можна, якщо сформувати звіт Затверджений штатний розпис (Кадровий облік організації - Затверджений штатний розпис). У звіті вибираємо дату, на яку необхідний звіт, організацію і підрозділ, якщо необхідні дані тільки по одному підрозділу. Натискаємо Сформувати і сформований звіт можна зберегти або роздрукувати. (Рис. 7)

рис. 7




Джерело:
Праця і Закон.