Прийом на роботу в 1С

Прийом на роботу нового співробітника на підприємство – одне з найважливіших завдань для працівників кадрових служб. Слід при цьому дотримуватися всіх вимог законодавства.

Катерина Ратушняк
Менеджер з персоналу
Intercomp Global Services

Прийом на роботу нового співробітника на підприємство - це одне з найважливіших завдань для працівників кадрових служб. Дуже важливо щоб при цьому дотримувалися всіх вимог нашого законодавства.

Процедуру оформлення на роботу нового співробітника можна поділити на кілька етапів:

  1. надання претендентом усіх документів, які необхідні для оформлення на роботу;

  2. написання претендентом заяви про прийом на роботу;

  3. ознайомлення претендента з локальними нормативними актами компанії (правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір, посадова інструкція та іншими локальними нормативними актами компанії);

  4. оформлення наказу про прийом на роботу та ознайомлення з ним нового працівника;

  5. оформлення всіх необхідних кадрових документів;

  6. робиться відповідний запис у трудовій книжці.

Зрозуміло, що не всі ці етапи оформляються в програмі «1С 8.2. Зарплата і управління персоналом». Програма дозволяє оформити наказ про прийом на роботу, трудовий договір (якщо трудовий договір оформляється в письмовому вигляді) та особову картку працівника.

Оформлення прийому на роботу нового працівника у програмі також можна поділити на кілька етапів:

  1. реєстрація нового елемента в довіднику Фізичні особи;

  2. реєстрація нового елемента в довіднику Співробітники організації;

  3. створення нового документа Прийом на роботу

  4. формування друкованих форм особової картки працівника, трудового договору та наказу на прийом.

Візьмемо для прикладу: нам необхідно провести в програмі 1С оформлення прийому на роботу нового бухгалтера Іванову Наталію Федорівну з 01 серпня 2012 року. Для початку нам необхідно створити новий елемент в довіднику Фізичні особи (Кадровий облік організації – Кадровий облік – Фізичні особи). У цьому довіднику міститься перелік фізичних осіб, які тим чи іншим чином пов'язані з підприємством. У ньому можуть міститися як одні елементи, так і групи елементів, які допомагають об'єднати за змістом список фізичних осіб. Для того, щоб ввести новий елемент в цьому довіднику необхідно просто натиснути на клавішу клавіатури Insert або на + у верхньому лівому кутку вікна. У відкритому вікні Особисті дані фізичної особи (рис. 1) вносимо прізвище, ім'я та по батькові нового працівника. Далі в закладці Загальні вносимо дату і місце народження, стать, дані про посвідчення особи, індивідуальний податковий номер, адреси та телефони фізичної особи.

рис. 1

У закладці Персональні дані (рис. 2) вносимо дані про громадянство, військовий облік, сімейний стан, склад сім'ї, освіті, знань іноземних мов та володіння професіями.

рис. 2

Також через довідник Фізичні особи можна вносити відомості про попередню трудову діяльність фізичної особи та чи є він інвалідом або пенсіонером. Для цього у вікні Особисті дані фізичної особи у верхньому рядку натискаємо на кнопку Праця (рис. 4) і вносимо все необхідне.

рис. 3

Так як в програмі облік ведеться не з точки зору фізичних осіб, а з точки зору співробітників, після створення нової фізичної особи в довіднику Фізичні особи необхідно створити новий елемент в довіднику Працівники організацій (Кадровий облік організацій – Кадровий облік – Співробітники організації). У новому елементі цього довідника вносяться загальні дані про працівника і умови трудового договору. Для того щоб створити елемент в довіднику і внести інформацію про нашу нову співробітницю Іванову Наталію Федорівну необхідно натиснути на клавішу клавіатури Insert або на кнопку + у верхньому лівому кутку вікна.

У новому вікні між Створити нового співробітника і ввести його особисті дані в довідник фізичних осіб та Створити нового співробітника, вибравши його з довідника фізичних осіб вибираємо друге, тому що раніше ми створили елемент в довіднику Фізичні особи (рис. 4). Далі натискаємо на Відкрити довідник фізичних осіб для вибору та зі списку фізичних осіб вибираємо Іванову Наталію Федорівну. Після програма автоматично проставить дані, які були вказані в довіднику Фізичні особи і присвоїть табельний номер співробітника.

рис. 4

У закладці Трудовий договір нового вікна проставляються дані, на яких умовах було укладено трудовий договір. А саме назва підрозділу, до якого приймається співробітник, зазначення його посади, графік роботи, кількість ставок, посадовий оклад та вид розрахунку (рис. 5)

рис. 5

Після внесення всіх даних і збереження нового елемента в довіднику Співробітники організації можна роздрукувати особову картку співробітника або трудовий договір. Для цього в нижньому правому кутку вікна натискаємо на кнопку Друк і вибираємо необхідне (рис. 6). Друковані форми особової картки співробітника і трудового договору можна роздрукувати або зберегти.

рис. 6

Для того щоб програма 1С почала вести облік нового співробітника необхідно, після створення нового елемента в довіднику Співробітники організації, ввести новий документ Прийом на роботу (Кадровий облік організації – Кадровий облік – Прийом на роботу) і провести його. Цей документ може бути введений на підставі елемента довідника Співробітники організації або вручну. У першому випадку (рис.7) дані, вказані в закладці Трудовий договір елемента довідника, автоматично будуть перенесені.

рис. 7

У другому випадку, в новому документі Прийом на роботу дані про підрозділ, посади, графіку роботи випробувальному терміні в закладці Працівники та оклад і персональні нарахування в закладці Нарахування вносяться вручну.

рис. 8

Після заповнення всіх необхідних даних новий документ можна провести і сформувати друковану форму наказу про прийом на роботу, яку можна зберегти або роздрукувати.




Джерело:
Праця і Закон № 9 (153).