Табель обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу є первинним документом, в якому ведеться облік відпрацьованого і не відпрацьованого часу і на підставі, якого проводиться розрахунок та нарахування заробітної плати співробітникам підприємства. Табель заповнюються співробітником, який відповідальний за його ведення, кожен день протягом місяця. У ньому міститься інформація про явки та неявки на роботу кожного співробітника - кількість вихідних і святкових днів, кількість відпрацьованих днів і годин, даних про різні відпустки, лікарняних та відряджень працівників.

Катерина Ратушняк
Менеджер з персоналу
Intercomp Global Services

У програмі «1С. Зарплата і управління персоналом 8» облік відпрацьованого і невідпрацьованого часу можуть вестися як автоматично, так і вручну. У разі автоматичного введення, програма веде облік часу методом відхилень, якщо для працівника не були введені дані про відхилення від графіка (відпустки, лікарняні), то весь його робочий час, який передбачено графіком роботи, вважається відпрацьованим. Якщо вручну, то в програмі за допомогою документа Табель обліку робочого часу організації (меню Кадровий облік організацій - Введення табелів обліку робочого часу) вказується кількість відпрацьованих і невідпрацьованих днів або годин.

Перед тим як заповнювати документ Табель обліку робочого часу організації, в програмі необхідно, щоб у кожного співробітника, незалежно від того, як передбачається враховувати його відпрацьований час, повинен бути призначений графік роботи, який визначає норматив робочого часу для співробітника і режим його виходів на роботу. Графік роботи призначається працівникові кадровим документом (Прийом на роботу або Кадрове переміщення) або документом Введення індивідуальних графіків роботи (меню Кадровий облік організації - Введення індивідуальних графіків роботи). Всі графіки роботи базуються на Виробничому календарі (меню Підприємство - Виробничий календар) (див. рис. 1). У ньому відображаються всі свята, скорочені робочі дні, перенесені вихідні та робочі дні.

рис. 1

Заповнювати календар слід на майбутній календарний рік перед введенням документів, період дії яких потрапляє в цей рік. Виробничий календар можна заповнювати автоматично або вручну. Для того щоб заповнити його автоматично необхідно натиснути на кнопку Заповнити за замовчуванням (див. рис. 1). Після цього в календарі відобразяться святкові та передсвяткові дні і якщо свята потрапляють на вихідні дні, то програма запропонує вказати на які дні перенесуться вихідні. Для того щоб заповнити календар або відкоригувати його вручну, необхідно вибрати день і правою кнопкою миші вибрати необхідну дію (див. рис. 2).

рис. 2

Після того як заповнився Виробничий календар можна створювати графіки роботи, які є на підприємстві. Для цього необхідно в довіднику Графіки роботи (меню Підприємство - Графіки роботи) створити новий графік, кнопкою клавіатури Insert або кнопкою . Для прикладу створимо стандартний графік роботи з 40 годинним робочим тижнем. У вікні вводимо назву графіка роботи і натискаємо на кнопку Заповнити графік (див. рис. 3).

рис. 3

Далі, для зручності заповнення графіка, з'явиться форма Помічник заповнення графіка (рис. 4). Так як для прикладу ми взяли стандартний графік роботи, то вибираємо Заповнити за шаблоном та П'ятиднівка (40-год. ​​роб. тиждень). Після натискаємо на Заповнити та програма сама автоматично заповнити графік роботи.

рис. 4

У разі якщо графік роботи відрізняється від заданих шаблонів, то спосіб заповнення графіка можна налаштувати вручну. Для цього в Помічнику заповнення графіка ставиться Налаштувати вручну і натиснути Далі. В Параметрах графіка вибираються всі необхідні параметри і знову натискаємо Далі. В Розкладі роботи ставимо скільки годин на день буде працювати співробітник і натискаємо на Заповнити. Після заповнення графіка його можна зберегти.

рис. 5

Якщо на підприємстві є змінний графік роботи, то їх режим роботи заповнюється в довіднику Зміни (меню Підприємство - Зміни). Для заповнення графіка роботи вказується розклад у вигляді повного циклу змінної роботи, що складається з робочих змін і вихідних днів.

Після визначення всіх графіків роботи для кожного співробітника можна вже створювати табель. Він вводиться документом Табель обліку робочого часу організації (меню Кадровий облік організації - Введення табелів обліку робочого часу). У новому документі вказується за який період створюється табель і для яких працівників створюється табель, також вибирається спосіб введення даних (див. рис 6)

рис. 6

Табель можна заповнити автоматично або вручну. При автоматичному заповненні робочий час в табличній частині документа проставити відповідно до графіків роботи і при цьому зареєструються всі відхилення (відпустки, лікарняні, простої і невихід в організації). Після автоматичного заповнення дані можна буде відкоригувати. При ручному табелюванні дані вносяться по кожному працівнику власноруч. Для зручності в правому вікні нового документу показані умовні позначення видів часу в табелі (рис. 6).

Друковану форму табеля рекомендується формувати після розрахунку заробітної плати. Отримати його можна зі створеного документа Табель обліку робочого часу організації, натиснувши на Форму П-5 в правому нижньому кутку. Друковану форму ожна сформувати і до розрахунку заробітної плати, але в цьому випадку використання робочого часу відображається у звіті за сукупними даними документів кадрового обліку, розрахункових документів і документа Табель обліку робочого часу організації. Але через те, що дані можуть не відповідати в зазначених документах, інформація в цьому звіті може бути не зовсім коректною.



Джерело:
Праця і Закон № 8 (152).