Аутсорсинг HR-функцій

У багатьох джерелах аутсорсинг визначається як інструмент, що дозволяє істотно зменшити витрати і підвищити якість роботи підприємства. На практиці аутсорсинг надає компанії передусім можливість зосередити свій час і людські ресурси на основному виді діяльності, передавши рутинні функції стороннім організаціям. Також використання аутсорсингових рішень допомагає компаніям бути більш мобільними і конкуренто-спроможними.

Даниїл ШАШ
генеральний директор
Intercomp Global Services

Плюси для компанії

До безперечних переваг аутсорсингу можна віднести: оптимізацію витрат і підвищення якості реалізації функції, можливість компанії сфокусуватися на основному виді діяльності, можливість користуватися передовими ІТ-рішеннями без значних додаткових витрат, а також мінімізацію ризиків. Адже компанія-аутсорсер повністю відповідає за якість функції, що реалізовується, і у разі форс-мажору компенсує наслідки помилок.

Аутсорсинг підходить будь-якій компанії, тобто не лише комерційним організаціям, але й держустановам і некомерційним підприємствам. Якщо подивитися на західну практику, то близько 70 % компаній в Євросоюзі і 80 % компаній в США користуються послугами аутсорсингу. В українських організаціях показники поки що значно нижче.

Що передають на аутсорсинг?

У всьому світі, і Україна не є винятком, аутсорсинг набув найбільшого поширення в ІТ-сфері. Історично так склалося, що у нас аутсорсингом кадрових послуг більше користуються іноземні компанії. Це не дивно, адже аутсорсинг надзвичайно поширений на Заході. До HR-функцій, що найчастіше передаються провайдерам, входять розрахунок заробітної плати, ведення кадрової документації, підбір персоналу, оцінка персоналу, навчання та ін.

Для вітчизняних компаній найбільш звичною є передача функції рекрутменту. Послугами кадрових агентств з підбору персоналу користуються як малий і середній бізнес, так і великі підприємства. Послуги з розрахунку заробітної плати і ведення кадрового діловодства лише набувають популярності серед українських підприємств.

Як правило, є сенс передавати на аутсорсинг три групи процесів:

  1. Процеси, що не є ключовими, але потребують високої кваліфікації і наявності експертизи. Наприклад – функція головного бухгалтера, податкове консультування, підготовка і здавання річної бухгалтерської і податкової звітності.
  2. Процеси, що складаються з великої кількості завдань, які повторюються, рутинні процеси (розрахунок заробітної плати, ведення дебіторської заборгованості і рахунків до отримання, кадрове адміністрування).
  3. Процеси, що потребують спеціальних знань, але не належать до ключових. Наприклад – реєстрація юридичної особи, отримання дозволу на роботу, пошук і підбір персоналу.

Фріланс чи аутсорсинг?

Якщо у компанії є необхідність в будь-якій разовій послузі (розробленні шаблону трудового договору або посадової інструкції) то, звісно, можна звернутися за допомогою до HR-спеціаліста-фрілансера за умови наявності у нього хороших рекомендацій і відповідного досвіду роботи.

Але не забувайте, що в цьому випадку організація несе відповідальність, наприклад, перед трудовою інспекцією за коректність складених документів і їх відповідність нормам трудового кодексу. Якщо ж таку послугу надає аутсорсингова компанія, згідно з угодою усю відповідальність за правильність розроблених документів покладено на неї.

Те, що послуги аутсорсерів можуть бути дорогими для невеликих організацій, – це дискусійне питання. Вартість багато в чому залежить від складності проекту, цінової політики і рівня конкретного провайдера.

Як оцінити вартість?

Нерідко при порівнянні собівартості реалізації тієї чи іншої функції усередині організації і комерційної пропозиції компанії-аутсорсера керівництво не бере до уваги велику кількість непрямих витрат, які несе компанія, коли сама реалізовує функцію. Для коректного порівняння треба враховувати не лише заробітну плату своїх співробітників і податкові відрахування, але й багато інших статей витрат, таких як: надання працівникам соцпакетів і оренду офісних площ, обладнання і автоматизацію робочих місць, IT-підтримку, навчання і підвищення кваліфікації персоналу, сплату штрафів при накладенні санкцій та ін. При правильній організації подальшої роботи з провайдером економія від передачі на аутсорсинг непрофільних бізнес-процесів може досягти 30 %.

Скорочення витрат є основною причиною переходу на аутсорсинг і головним очікуванням від взаємодії з аутсорсинг-провайдером, адже він може виконувати функцію дешевше, ніж сама компанія, – за рахунок методологій, процедур, спеціалізованих технологічних рішень. Проте гонитва за дешевими аутсорсинговими послугами може негативно позначитися на їх якості.

Аутсорсинговий проект має бути вигідний не лише замовникові, але й самому провайдерові, обов’язком якого є надання послуги якісно і ефективно, але при збереженні свого рівня прибутковості. При цьому провайдер не повинен заощаджувати на розвитку інфраструктури, підтримці режиму безперервності бізнес-процесів, залученні висококваліфікованих кадрів.

Усі ми розуміємо, що надання послуг аутсорсингу має комерційну основу. Саме тому, якщо провайдер пропонує вам послуги за ціною нижче за ринкову, це привід замислитися, що за цим стоїть. Недостатньо кваліфікована або нелегальна праця? Відсутність технологічних рішень? Чи варто взагалі довірятися такій компанії?

Звісно, економія – це серйозний аргумент на користь аутсорсингу, проте не варто забувати, що переваги від роботи з провайдером лежать в набагато ширшій площині:

  • скорочення ризиків за рахунок розподілу відповідальності між провайдером і замовником;
  • отримання необхідної гнучкості для підтримки зміни масштабів бізнесу, незалежність від власного штату;
  • переваги віддаленого обслуговування, особливо для територіально розподілених організацій з великою філіальною структурою.
Приклад
Компанія працює у сфері виробництва, має завод на півдні країни і представництво в Києві. Загалом там працюють 600 осіб, включно 12 співробітників з київського офісу. У кінці 2010 р. компанія передала розрахунок заробітної плати на аутсорсинг. Причина переходу – незадоволення внутрішньою якістю розрахунку і бажання зменшити витрати. Раніше за розрахунок заробітної плати в компанії відповідали три співробітники – два бухгалтери-розраховувачі і головний бухгалтер. Економія від використання аутсорсингу приблизно за рік склала 20 %. Також слід відзначити, що відтепер за коректність розрахунку відповідає компанія-аутсорсер, що дуже важливо у зв’язку із законодавством, яке постійно змінюється. Зниження фінансових і адміністративних ризиків компанії стало істотною перевагою аутсорсинг-рішення.

Перехід на аутсорсинг

Аутсорсинг стає ефективним, коли компанія чітко розуміє, для чого їй потрібна така модель організації процесів і яка кінцева мета їх трансформації: вивільнити ресурси, розділити відповідальність, зменшити витрати, оптимізувати функцію та ін. Друга обов’язкова умова для того, щоб аутсорсинг став працювати, – правильний вибір підрядника. Важливо звернути увагу на багато чинників: досвід роботи провайдера, репутацію, клієнтську базу, страхування ризиків, вартість послуг, корпоративну культуру, філіальну мережу, а відтепер, з появою рейтингів провайдерів послуг, і на позицію в рейтингу.

Перехід на аутсорсинг займає час і, як правило, включає декілька фаз.

Перша – дослідження і аналіз внутрішніх процесів і операційного середовища компанії-замовника на предмет визначення можливостей провайдера в цьому проекті, застосовності методології провайдера і його систем, визначення обсягу необхідних змін і оцінки ризиків.

Друга – підготовка плану переходу на аутсорсинг, що включає визначення відповідальних осіб як з боку провайдера, так і з боку замовника для взаємодії у рамках проекту. На цьому ж етапі проводиться підготовка співробітників клієнта до виконання функції з використанням SaaS-застосувань, розроблення необхідних процедур, створення карти трансформації процесів.

Третя – узгодження необхідних процедур і операцій, включно обсягу і складу робіт, моделі надання послуги, угоди про рівень надання послуг (SLA).

Договір

Чіткість договірних відносин між замовником і аутсорсинг-провайдером – одна із умов подальшої успішної співпраці. Формалізація усіх вимог компанії замовника, чіткість розподілу обов’язків і визначення відповідальності замовника і провайдера, закріплені на рівні договору, дозволяють виключити будь-які розбіжності між компанією-замовником і аутсорсинг-провайдером. Поширеною практикою є укладення договору про рівень обслуговування (SLA, Service Level Agreement), в якому закріплюються обов’язкові нормативи щодо термінів виконання усіх робіт, формату даних, які передаються, чинні процедури, відповідальні особи, а також санкції за невиконання умов угоди. Цей документ важливий, оскільки саме він фіксує фундаментальні елементи проекту: розподіл зон відповідальності, нормативи роботи, алгоритми взаємодії, а також відповідальність сторін у разі порушення умов угоди.

Що слід врахувати

Проте інколи аутсорсингові проекти зазнають невдачі і залишають замовників розчарованими. Часто це пов’язано з недостатнім розумінням принципів роботи моделі аутсорсингу компанією-замовником послуги. До найпоширеніших помилок можна віднести: упевненість керівництва компанії в тому, що аутсорсинг передбачає відсторонення від процесу, які передається виконавцеві, хоча насправді такий проект вимагає повного залучення замовника на усіх етапах. Провайдер не може досконало знати облікову політику компанії, усі алгоритми розрахунку, що використовуються, а саме це вимагається для впровадження необхідних змін і переведення процесу на аутсорсинг. Формула «ми вам платимо, а ви усе робите» не працює.

Передача функцій на аутсорсинг завжди передбачає її трансформацію відповідно до практик і методологій провайдера. Проте трапляються випадки, коли замовник вимагає від провайдера виконання функції в тому вигляді, в якому вона реалізується у нього, вважаючи, що це оптимальний варіант. Така позиція ускладнює процес виконання провайдером своїх обов’язків.

Ризики для компанії

Однак, незважаючи на переваги використання аутсорсингу варто розуміти і на які ризики ідекомпанія. Головним ризиком є провал проекту, що може призвести як до фінансових втрат – штрафи від фондів за некоректні розрахунки зарплати, некоректне ведення кадрового діловодства, так і репутаційні – траждає імідж компанії, яка не може виплатити зарплату співробітникам своєчасно. Ризик втручання до власних бізнес-процесів і зниження їх ефективності.

Що може до цього призвести? Дві основні причини: 1) невірний вибір провайдера 2) неготовність внутрішніх бізнес процесів та співробітників до роботи з аутсорсингом.

В першому випадку провайдер може банально не мати достатньо досвіду, чи співробітників для реалізації проекту. Можливо технічні системи провайдера не здатні підтримувати ту частоту змін законодавства, яка зараз є в Україні. Саме тому детальний тендер при виборі постачальника послуги є обов’язковим. В другому – недостатня підтримка при реалізації проекту з боку співробітників клієнта, навіть саботаж; неналагоджена система збору та подачі інформації провайдеру на стороні клієнта, що приводить до затримок та помилок. Найкращий спосіб боротьби з неготовністю до проекту зі сторони клієнта – залученність необхідних співробітників та попередній аналіз, можливо, реорганізація бізнес процесів.

Резюме

Важливо пам’ятати, що аутсорсинг не зводиться до схеми «віддав і забув», а передбачає довгострокові партнерські відносини, побудовані на взаємній пошані і довірі. Важливо уважно і відповідально поставитися до вибору потенційного провайдера, забезпечити необхідне двостороннє управління усіма процесами з переходу на аутсорсинг, впровадження рішення і його подальший розвиток. Якщо це буде зроблено, то аутсорсинг швидко принесе очікувані результати і стане вигідним для компаній (див. рис.)

Рисунок. Як забезпечити успіх проекту з переходу на аутсорсинг




Джерело:
Праця і Закон № 7 (151).