Облік відпусток

Чим ближче до літа, тим більше у нас, у працівників кадрових служб, роботи, пов’язаної з відпустками. Хтось збирається йти в основну щорічну відпустку, хтось піти у відпустку за свій рахунок, хтось планує скористатися соціальною відпусткою. Чим більше працівників на підприємстві, тим складніше власноруч вести такий облік. Для того щоб полегшити собі задачу, можна скорис- татися програмою «1С: 8.2 Зарплата і управління персоналом».

Катерина Ратушняк
Менеджер з персоналу
Intercomp Global Services

Усе, що пов’язано з відпустками, можна знайти в закладці «Відпустки» (Кадровий облік організацій – Кадровий облік – Відпустки). У цій закладці, як видно на рисунку, можна вносити графік відпусток, кількість днів відпусток, реєструвати факт надання відпустки, формувати звіти і діаграми, пов’язані з відпустками, і т. п.

У документі «Введення графіка відпусток» (Кадровий облік організації – Кадровий облік – Відпустки – Введення графіка відпусток) вносяться всі заплановані відпустки. Для того щоб додати заплановану відпустку, необхідно створити новий документ. У цьому документі зазначається, якому співробітникові на який період заплановано відпустку. Після проведення нового документу «Введення графіка відпусток» можна отримати друковану форму запланованого цим документом графіка у вигляді діаграми (див. рис. 1). Інформацію про поточний стан запланованих відпусток працівників можна знайти за допомогою звіту «Графік відпусток» (Кадровий облік організації – Кадровий облік – Відпустки – Графік відпусток).

рис. 1

Для того щоб програма могла вести облік відпусток за періодами, необхідно внести інформацію про те, якої тривалості і кому належать щорічні відпустки. Ця інформація вноситься в реєстрі відомостей «Належні щорічні відпустки працівників» (Кадровий облік організацій – Кадровий облік – Відпустки – Належні щорічні відпустки працівників) (див. рис. 2). Інформацію найзручніше вводити, коли вносяться дані про нового співробітника. Для цього в реєстрі відомостей можна вручну створити новий рядок і внести все необхідне або за допомогою команди «Заповнити прийнятими на роботу» та «Заповнити списком працівників» (див. рис. 2).

рис. 2

Реєстрація самого факту надання відпустки працівнику організації здійснюється за допомогою документа «Відпустки працівників організації» (Кадровий облік організації – Кадровий облік – Відпустки – Відпустки працівників організації). Новий документ ділиться на дві частини (див. рис. 3).

рис. 3

У верхній табличній частині «Працівники організації» зазначається, якому працівнику, на який період і яка відпустка надається. Якщо раніше вносилися дані про заплановані відпустки через документ «Введення графіка відпусток», то тепер можна заповнити списком працівників, у яких заплановані відпустки на певний період. Це можна зробити за допомогою команди «Запов нити за графіком відпусток», і програма автоматично заповнить списком працівників на заданий період. Або через опцію «Заповнити списком працівників», де у вікні зі списком співробітників вибираються всі працівники, яким необхідно відобразити відпустку (див. рис. 4).

рис. 4

У нижній табличній частині нового документа «Відпустки працівників організації» ведеться облік відпусток за робочими періодами. Програма автоматично розподіляє відпустку за періодами. Для цього необхідно після заповнення верхньої частини документа обрати команду «Заповнити» (див. рис. 3). 1С розподіляє відпустки наступним чином: спочатку списуються невикористані дні відпустки за минулий робочий період, а вже потім за поточний.

Після проведення документу «Відпустки працівників організації» можна вивести друкарську форму наказу на відпустку за допомогою кнопок «Форма П-3» або «Друк» (див. рис. 3).

Інформацію про відпустки, що належать співробітнику за законом, і відпустки, що залишилися, за періодами по кожному співробітникові можна подивитися в документі «Залишки відпусток» (Кадровий облік організації – Кадровий облік – Відпустки – Залишки відпусток). Цю ж інформацію ви матимете змогу переглянути за допомогою звіту «Використання відпусток за періодами» (Кадровий облік організації – Кадровий облік – Відпустки – Використання відпусток за періодами).

Якщо виникає необхідність порівняти виконання графіка відпусток працівниками організації, в цьому нам також допоможе 1С. Таку інформацію можна подивитись за допомогою звіту «Використання графіка відпусток» (Кадровий облік організації – Кадровий облік – Відпустки – Використання графіка відпусток).




Джерело:
Праця і Закон № 6 (150).


<< Назад