1С як інструмент підготовки звітів для менеджменту

Безумовно, продукти 1С на сьогодні є одними з найпопулярніших і найзручніших програм для відділів бухгалтерії, продажів, закупівель. А з виходом версії 1С 8.2 Зарплата і Управління Персоналом – і для відділів кадрів також.

Катерина Ратушняк
Менеджер з персоналу
Intercomp Global Services

Розробники 1С допомагають HR-менеджерам та фахівцям з кадрів вирішувати їхні щоденні завдання – за допомогою програми можна вести бази потенційних кандидатів, організовувати навчання співробітників, а також складати різні звіти. Про останні і піде мова.

Співробітники відділів кадрів часто отримують від керівництва доручення надати інформацію про співробітників – причому в короткі терміни. Це можуть бути періодичні звіти, які необхідно оновлювати щодня, раз на тиждень чи щомісяця, або окремі звіти, в яких потрібно вказати, наприклад, в який період і хто саме був від сутній на робочому місці. А можуть бути і більш складні запити від менеджменту.

Зрозуміло, від нас очікують, що інформація буде, по-перше, надана оперативно, а, по-друге, достовірною і зрозумілою. Часто для підготовки звітів ми використовуємо додаткові програмні засоби, такі як Excel або Word. При цьому інформацію необхідно спочатку зібрати, відсортувати і об’єднати в один документ. Через ці операції, якщо їх виконувати вручну, робочий час витрачається вкрай неефективно. За допомогою ж 1С можна автоматизувати складання різних звітів для керівництва – завдяки програмі ви не лише будете виконувати цю функцію максимально оперативно, але і мінімізуєте людський фактор, а отже, і вірогідність помилки.

Для того щоб була можливість використовувати 1С як помічника для складання звітів, потрібно, аби в програмі були зазначені необхідні дані. Уся інформація, пов’язана з обліком кадрів, вноситься через Кадровий облік організації. Особисті дані працівників додаються в картки на кожну фізичну особу (Меню – Кадровий облік організації – Кадровий облік – Фізичні особи).

Інформація, пов’язана з прийомом на роботу, переміщенням на іншу посаду, звільненням з роботи та зайнятістю персоналу, заповнюється відповідно через документи Прийом на роботу, Кадрове переміщення, Звільнення та Зайнятість (Меню – Кадровий облік організації – Кадровий облік).

Інформація, пов’язана зі штатним розписом, вноситься через документ Зміни до штатного розпису (Меню – Кадровий облік організації – Зміни до штатного розпису).

Після завантаження всіх необхідних даних, ви зможете сформувати звіти в 1С, до яких зараз і перейдемо.

Давайте для прикладу розглянемо звіт «Список працівників організації» (Меню – Кадровий облік організації – Кадровий облік – Список працівників організації). При стандартних налаштуваннях цього звіту можна отримати наступну інформацію: П.І.Б. працівника, його структурний підрозділ і табельний номер.

При певних спеціальних налаштуваннях звіт може бути значно розширений – містити інформацію про співробітника, починаючи від його паспортних даних і закінчуючи даними про робоче місце.

Коли ви зайдете до налаштувань звіту «Список працівників організації», побачите три вікна (див. рис. 1).

рис. 1

У лівому вікні показані доступні поля, які можна додати в цей звіт. У верхньому правому вікні вказані рядки звіту, а в нижньому правому – поля звіту. Щоб додати потрібне нам поле, необхідно знайти його зліва і додати в рядки або в додаткові поля звіту, залежно від того, в якому вигляді потрібні дані. На приклад, нам необхідна інформація про співробітників з наступними даними – П.І.Б., посада, підрозділ, посадовий оклад і дата прийому. Відповідно, в лівому вікні знаходимо потрібні нам поля і додаємо їх у звіт (рис. 2).

рис. 2

Після додавання необхідних полів можна сформувати власне звіт (рис. 2): 1С складає його з необхідними даними (рис. 3).

рис. 3

Окрім «Списку працівників організації» в 1С існують і інші корисні звіти, які можна використовувати для корпоративних потреб.

У звіті «Кадрова статистика» (Меню – Кадровий облік організації – Кадровий облік – Кадрова статистика) можна сформувати дані про кількість співробітників, які, наприклад, мають вищу освіту. Для цього достатньо в налаштуваннях звіту додати необхідні поля і сформувати його (рис. 4).

рис. 4

У звіті «Коефіцієнт плинності кадрів» (Меню – Кадровий облік організацій – Кадровий облік – Коефіцієнт плинності кадрів), завдяки налаштуванням можна, наприклад, показати кількість звільнених за певний період (рис. 5).

рис. 5

Також в налаштуваннях, окрім Структури звіту, існують закладки Відбір і упорядковування і Оформлення. Використовуючи їх, ви виматимете змогу відбирати необхідні дані за тією або іншою ознакою, упорядковувати їх і оформляти в будь-який необхідний звіт.

Майже в кожному звіті ви можете змінити стандартні налаштування і адаптувати їх до своїх вимог.

Опанувати 1С досить легко. Адже програмне забезпечення створюється для того, щоб полегшувати нашу роботу, а не ускладнювати її.




Джерело:
Праця і Закон № 1 (145)