Відшкодування витрат на відрядження

Майже кожна компанія має справу зі службовими відрядженнями співробітників, а тому варто докладно розглянути:

Підготовку службової документації.
Власне відрядження.
Звітування працівника про виконані доручення компанії та витрати.

Ольга Сідєльнікова
Бухгалтер Intercomp
Global Services
Яна Костарєва
Бухгалтер Intercomp
Global Services


Етап 1

На етапі підготовки до відрядження готується наказ по підприємству та оформлюється посвідчення про відрядження. У них зазначається мета відрядження, місце призначення (населений пункт і підприємство) та тривалість. Законодавством не передбачені терміни щодо підготовки наказу, тобтовін може бути створений у будьякий час до дати початку відрядження.

Відповідно до п. 4 Постанови Кабінету Міністрів № 663 від 23.04.1999 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» та загальних положень «Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон», затвердженої Наказом Міністерства фінансів України № 59 від 13.03.1998 (далі – Інструкція), підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане забезпечити його авансом у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження.

Часто виникає питання, за скільки днів до початку відрядження потрібно видавати аванс? У законодавстві на нього немає чіткої відповіді. Варто керуватися здоровим глуздом: аванс потрібно видавати до початку поїздки, але не раніше дати видання наказу про відрядження. Незабезпечення відряджуваного працівника є порушенням трудового законодавства. У такому випадку винні особи, відповідно до ст. 265 КЗпП, караються згідно з чинним законодавством.

Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок.

Відповідно до ст. 121 КЗпП, особам, які їдуть у відрядження, виплачуються:
добові за час перебування у відрядженні;
вартість проїзду до місця призначення і назад;
витрати щодо наймання житла в порядку і розмірах, встановлених законодавством.


Етап 2

Перебуваючи у відрядженні, працівник може зіштовхуватися з додатковими витратами, а саме:

послугами таксі, при відсутності іншого громадського транспорту;
послугами камери схову, зали очікування на вокзалі;
платою за стоянку автомобіля на паркувальному майданчику аеропорту або залізничного вокзалу, якщо до місця відправки у відрядження він прибув особистим транспортом;
оформленням дозволів на в’їзд до іноземної держави.


У сучасному бізнес-світі обставини можуть вимагати проведення ділових перемовин у розважальному закладі. Розглянемо на прикладі документальне оформлення витрат на переговори з партнерами в ресторані.

Приклад 1
Працівника ТОВ «Рибак» Запорожця А. М. направлено у службове відрядження з м. Києва до м. Одеси з метою проведення ділових переговорів з потенційними партнерами – ТОВ «Русалка». Оскільки співробітництво дуже важливе для даного підприємства, зустріч має відбутися в ресторані «Золотий берег».

Для коректного відображення витрат у бухгалтерському обліку було видано наказ про проведення ділових переговорів з генеральним та фінансовим директорами ТОВ «Русалка» – Моряком А. М. та Фесенком О. К. У ньому зазначались дата, місце і програма зустрічі. Керівництву ТОВ «Русалка» було відправлено запрошення на проведення переговорів та отримано офіційного листа зі згодою на участь. Перед відрядженням було складено і затверджено кошторис витрат.

Після повернення з відрядження Запорожцем А. М. до бухгалтерії підприємства було подано такі документи:

звіт про використання коштів, наданих на відрядження;
посвідчення про відрядження з печатками ТОВ «Русалка»;
розрахункові документи з ресторану «Золотий берег»: рахунок, касовий чек;
візитні картки Моряка А. М. та Фесенка О. К.;
звіт про проведену зустріч;
проект договору про співпрацю.

Для включення сум представницьких витрат у податковому обліку до валових витрат в підтверджуючих документах обо - в’язково має підкреслюватися рекламний характер проведеного заходу (згідно з пп. 5.3.1 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» № 334/94-ВР вiд 28.12.1994). Підтвердженням представниць ких витрат і їхнього зв’язку з господарською діяльністю підприємства можуть бути договори та угоди, укладені за підсумками переговорів. Наявність таких документів надає підстави для включення витрат до складу валових і не є об’єктом оподаткування ПДФО для працівника Запорожця А. М.


Етап 3

Після закінчення відрядження працівник протягом трьох робочих днів повинен відзвітувати про витрати.

Підтверджуючі документи для відшкодування витрат


Посвідчення про відрядження.

Засвідчення печаткою відміток про прибуття до пунктів призначень, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи передбачено в посвідченні про відрядження. Крім того, у п. 1.3 Інструкції зазначено, що відмітки в посвідченні щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Відповідно до Інструкції, затвердженої Наказом Міністерства внутрішніх справ України №17 від 11.01.1999, печатка повинна бути круглою або трикутною. Напис на ній має відповідати назві, яка зазначена у свідоцтві про державну реєстрацію підприємства, а також містити ідентифікаційний код www.hrd.com.ua Приклад 1 Працівника ТОВ «Рибак» Запорожця А. М. направлено у службове відрядження з м. Києва до м. Одеси з метою проведення ділових переговорів з потенційними партнерами – ТОВ «Русалка». Оскільки співробітництво дуже важливе для даного підприємства, зустріч має відбутися в ресторані «Золотий берег». Підтвердженням представницьких витрат можуть бути договори та угоди, укладені за підсумками переговорів 14 Праця і Закон № 8 (128) Актуальна тема суб'єкта підприємницької діяльності.

При відсутності таких відміток у посвідченні про відрядження сума добових не включається до валових витрат платника податку і відшкодовується за рахунок прибутку підприємства.

При відрядженні до іншої країни підставами для нарахування добових є відмітки митної служби у закордонному паспорті про перетин кордону. Якщо такі відмітки відсутні, добові не включаються до складу валових витрат платника податку та фінансуються за рахунок власних коштів підприємства.

Нагадаємо, що законодавчо встановлені добові в таких розмірах (згідно з Постановою Кабінету міністрів України №663 від 23.04.1999 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон») (див. табл.).

На більшості підприємств внутрішніми наказами або розпорядженнями встановлено добові у більших розмірах, ніж передбачено законодавством. У такому випадку вони не відносяться до складу валових витрат, відшкодовуються лише зарахунок власних коштів підприємства і є об’єктом оподаткування ПДФО. Відшкодування добових у розмірах, що нижче законодавчо встановлених, передбачає адміністративну відповідальність посадових осіб підприємства відповідно до діючого законодавства.


Харчування
Україна, гривні
За кордон, $
Без харчування
30,00
50,00
1-разове харчування
24,00
40,00
2-разове харчування
18,00
27,50
3-разове харчування
12,00
17,50

Таблиця. Розміри добових


Рахунки-фактури, чеки РРО, прибуткові касові ордери, квитанції на оплату проживання в готелі або іншому найманому житлі.

Вартість бронювання житла, що включена до рахунку з готелю, належить до валових витрат у розмірі 50 % добової вартості найманого житла. Наявність у рахунку послуг користування кабельним телебачення або міні-баром дає підстави для нарахування ПДФО, якщо дані витрати було компенсовано співробітнику. Відшкодування витрат на побутові послуги готелю включаються до валових витрат підприємства і не є об’єктом нарахування ПДФО.


Квитки на проїзд до місця відрядження та прибуття назад до місця постійної роботи, проїзд маршрутним таксі під час відрядження, електронні авіаквитки.

Витрати на пересування відшкодовуються лише за наявності оригіналів проїзних документів. Потрібно враховувати, що електронні авіаквитки не мають матеріальної форми, тобто не можуть бути підставами для включення їхньої вартості до складу валових витрат. Право на валові витрати при придбанні авіаквитка в електронній формі підтверджує документ на посадку. Щодо відшкодування витрат на проїзд в таксі, то слід зазначити, що при відрядженні в межах України дані витрати є додатковим благом співробітника і повинні оподатковуватись ПДФО згідно з п.1.7 розділу І Інструкції. При відрядженні за кордон витрати на таксі відносяться до складу валових витрат і ПДФО на них не нараховується, оскільки таксі за кордоном є громадським видом транспорту.

Відшкодування добових у розмірах, що нижче законодавчо встановлених, передбачає адміністративну відповідальність


Касові чеки та квитанції з об’єктів громадського харчування.

Є об’єктом оподаткування ПДФО і не впливають на розмір добових. Навпаки, харчування в літаку не є об’єктом оподаткування ПДФО, але також не впливає на розмір добових.


Касові чеки та квитанції для оформлення закордонних паспортів та віз для службового відрядження.

Це витрати, що належать до складу валових витрат та відшкодовуються працівнику в повному розмірі.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт до бухгалтерії про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою Наказом ДПА України № 440 від 19.09.2003. Сума невитрачених коштів підлягає поверненню до каси підприємства або зарахуванню на відповідний розрахунковий рахунок.

Розглянемо кілька варіантів повернення невикористаних коштів.

Приклад 2
Працівник, направлений у відрядження з 21 червня (середа) по 23 червня (п’ятниця) 2010 р., отримав аванс у розмірі 5000 грн. При поверненні подав звіт і підтверджувальні документи на суму 4500 грн до бухгалтерії.

а) Якщо працівник повертає залишок коштів не пізніше граничного терміну, тобто до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття, – ніяких штрафних санкцій не застосовується. У нашому випадку останнім днем для звітування буде 29 червня, оскільки 28 червня – святковий день.

б)Кошти було повернуто 30 червня. У цьому випадку перевищується триденний термін, тому нараховується 15 % штраф від суми неповернутих коштів. Сума штрафу буде становити (5000,00 грн - 4500,00 грн) * 15% = 75,00 грн.

в)Кошти було повернуто 2 липня. Тобто працівник повернув гроші не просто з порушенням триденного терміну, а у наступному звітному місяці. Отже, разом з 15 % штрафом нараховується податок з доходів фізичних осіб у розмірі 15 % від неповерненої суми з урахуванням натурального коефіцієнта. Сума податку буде становити (5000,00 грн - 4500,00 грн) * 1,176471 * 15%) = 88,24 грн. Якщо працівник – нерезидент України, то сума податку буде розраховуватись наступним чином: (5000,00 грн - 4500,00 грн) * 1,428571 * 30%) = 214,29 грн.

Видача співробітнику коштів проводиться за умови звітування ним в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Для ефективної та беззбиткової роботи підприємства дуже важливим є розробка внутрішніх правил, положень і порядку своєчасного звітування за витрати, понесені у відрядженні. Зокрема обов’язково визначаються відповідальні особи, вказуються граничні терміни подачі звітів про використані кошти у відрядженні. Виконання правил надає можливість організувати гармонійну співпрацю між підприємством і його робітниками.

Відшкодування добових у розмірах, що нижче законодавчо встановлених, передбачає адміністративну відповідальність




Джерело:
Журнал "Праця і Закон" № 8 (128), 2010.