Кадрове адміністрування. Відповіді на запитання

Тетяна Цілик, Провідний інспектор з кадрів Intercomp Global Services.


Запитання 1

Доброго дня! Керівник відділу кадрів перебуває на лікарняному другий тиждень поспіль. За його відсутності прийшло повідомлення від державних контролюючих органів про здійснення планової перевірки на підприємстві. На період тимчасової непрацездатності кадровик поклав виконання обов’язків на спеціаліста відділу. Останній працює на посаді менше, ніж два місяці (тобто, для нього не закінчився випробувальний термін). Чи мають право державні контролюючі органи на перевірку за умов відсутності керівника відділу кадрів? Якщо так – чи може відбуватися перевірка кадрової діяльності компанії за присутності молодшого фахівця відділу? Завчасно дякую.

Державні контролюючі органи заздалегідь повідомляють про здійснення планової перевірки на підприємстві. У разі відсутності відповідальної особи з поважних причин можливе письмове клопотання про перенесення строків перевірки.

Позапланова перевірка може здійснюватися за участю виконуючого обов’язки керівника відділу кадрів, оскільки він відповідно до наказу керівника підприємства набув повноваженнь та прав начальника відділу кадрів.


Запитання 2

Вітаю, шановна редакціє! Я прийшла на посаду HR-фахівця півроку тому. Коли приймала справи у своєї попередниці, почула від неї страшні речі про перевірки і штрафи за недотримання норм кадрового діловодства. На оформлення усіх паперів хронічно не вистачає часу. Підкажіть, будь ласка, за що стягують штрафи з кадровиків і які структури мають право застосовувати штрафні санкції до працівника відділу кадрів? Дякую.

Одним з основних державних органів, що здійснює контроль за виконанням законодавства про працю України, є Державний департамент нагляду за додержанням законодавства про працю, який діє у складі Міністерства праці та соціальної политики України.

Під час перевірки інспектор праці вивчає документи, ведення яких передбачено законодаством про працю (правила внутрішнього трудового розпорядку, трудові книжки, накази по особовому складу, особові картки і справи, штатний розпис, звітність тощо). За результатами перевірки складається акт, а у разі виявлених порушень – припис щодо їх усунення. По закінченні терміну, визначеного для усунення виявлених порушень, інспектор праці проводить повторну перевірку. За результатами виконання вимог припису направляються матеріали до правоохоронних органів, складаються протоколи про адміністративні правопорушення, виносятся постанови про накладення штрафу, а також подання про притягнення посадових осіб до адміністративної відповідальності, винних в порушенні законодаства про працю.


Запитання 3

Доброго дня! Я працюю у невеликій компанії (у штаті менше, ніж 10 співробітників), тому кадрове діловодство за рік можна зібрати в одній папці. У цьому зв’язку запитання: який мінімальний перелік кадрових документів має бути на невеличкому підприємстві. А також чи є грубим порушенням у сфері ведення документації складання усіх наказів до однієї папки, а наприкінці року готувати їхній реєстр на одному аркуші? Завчасно вдячна.

Ведення кадрового діловодства на підприємстві регламентується різними організаційними документами. Причому в законодавстві немає конкретного обов'язкового переліку таких документів. Проте, спираючись на норми трудового законодавства і практику, що склалася, можна зробити висновок, що необхідними для роботи будь-якого підприємства є наступні кадрові документи:

правила внутрішнього трудового розпорядку;
штатний розпис;
посадові інструкції;
накази з кадрової діяльності;
особові справи працівників;
особові картки працівників;
трудові книжки працівників;
реєстраційні журнали (обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, наказів з кадрової діяльності).


Щороку 1 січня створюються нові реєстраційні форми (журнали, картотеки, електронні бази даних). Окремими реєстраційними групами наказів з кадрових питань є накази про:

прийняття (призначення), переведення, звільнення, сумістництво, заохочення (можуть групуватися окремо);
надання відпусток;
накладення стягнень;
відрядження.

Ці накази та їх реєстраційні форми, відповідно до статті 16 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. №41, мають різні строки зберігання. Записи в реєстраційних формах мають відповідати кількості наявних наказів.

Таким чином, Ви можете зберігати всі накази в одній теці, але з дотриманням усіх вимог, які застосовуються до різних видів наказів.




Джерело:
Журнал "Праця i Закон" №6, 2010.