Аутсорсинг розрахунку заробітної плати

Правильний розрахунок і своєчасна виплата заробітної плати із дотриманням усіх вимог податкового та трудового законодавства передбачає залучення фінансових та людських ресурсів компанії-роботодавця. Це купівля та оновлення відповідного програмного забезпечення, підтримка професійних компетенцій та навичок бухгалтерів, мотивація працівників тощо. Ефективно вирішити це питання можна шляхом передання функції розрахунку заробітної плати на виконання зовнішньому провайдеру – тобто використання послуги аутсорсингу.

Наталія Пасько
Директор представництва
Intercomp Global Services
Київ


Історія виникнення

Поняття «аутсорсинг» в Україні з’явилося відносно недавно і запозичене з англійської. Його сутність полягає в тому, що компанія-клієнт з метою оптимізації бізнес-процесів, підвищення продуктивності праці або зниження витрат може передати певні непрофілюючі функції зовнішньому підряднику. Послуги аутсорсерів, що спеціалізуються на охороні приміщень, ІТ підтримці, перекладі документів, пошуку персоналу, юридичному супроводженні тощо, – давно стали звичним явищем. Утім, останнім часом стає популярним і бухгалтерський аутсорсинг, частиною якого є виконання функцій із розрахунку заробітної плати.

Розрахунок заробітної плати передає на аутсорсинг більішсть американських (80 %) та європейських компаній. У країнах СНД ця послуга з’явилася лише на початку 90-х. Першими таке рішення почали пропонувати міжнародні провайдери своїм глобальним клієнтам, які у свою чергу тоді виходили на ринок СНД. Згодом переваги послуги аутсорсингу оцінили й регіональні компанії.

Наразі за результатами різних досліджень, 5 % усіх українських компаній передають на аутсорсинг ті чи інші бухгалтерьскі функції, зокрема розрахунок заробітної плати. Усі експерти погоджуються, що ринок бухгалтерського аутсорсингу України хоча й молодий, проте досить динамічний. Підвищенню зацікавленості у послузі аутсорсингу сприяла також і нестабільна економічна ситуація.

Традиційними користувачами цієї послуги виступають іноземні компанії, які, відповідно до корпоративної політики, віддають на аутсорсинг розрахунок заробітних плат в усіх країнах присутності. Це рішення передусім популярне серед ІТ й телекомунікаційних компаній, фармацевтичних, виробничих підприємств, банківських установ. До фахівців «зі сторони» звертаються останнім часом і представники малого та середнього бізнесу. Щоправда, є лише одне обмеження – на аутсорсинг можна передати розрахунок лише «білих» зарплат. А оскільки останнім часом кількість компаній, які виплачують зарплатню своїм працівникам згідно із законодавством, поступово збільшується, коло потенційних клієнтів аутсорсингових провайдерів – також. У чому популярність аутсорсингу?


Можливість оптимізувати витрати

Передаючи функцію розрахунку зарплати аутсорсеру, компанія передусім оптимізує витрати, які зазвичай, окрім стандартної грошової винагороди для бухгалтера, містять ще й кошти на організацію його робочого місця, встановлення та обслуговування необхідного програмного забезпечення, оплати можливих штрафних санкцій за результатами перевірок контролюючих органів та інших потенційних витрат. Зазвичай витрати на аутсорсинг менші, ніж загальна сума витрат на виконання розрахунку заробітної плати зусиллями працівників організації (таблиця 1).


Табл. 1. Порівняльний аналіз витрат компанії на розрахунок заробітної плати
власними зусиллями і на аутсорсинг

Вартість
Розрахунок заробітної плати працівниками компанії
Розрахунок заробітної плати на аутсорсингу
Вартість послуги за договором
+
Заробітна платня бухгалтера
+
Податкові відрахування з ФОП співробітника
+
Витрати на пільги, які надаються працівнику
+
Спеціалізоване програмне забезпечення, підтримка системи, правові бази
+
Організація робочого місця працівника (офісна та комп’ютерна техніка, канцтовари, експлуатаційні витрати тощо)
+
Оплата штрафних санкцій за результатами перевірок контролюючих органів
+
Витрати на підбір нового співробітника
+
Витрати на навчання та розвиток працівника
+


Мінімізація ризиків

Другою причиною для звернення за розрахунками зарплатні до провайдерів експерти називають більшу відповідальність аутсорсерів за виконану роботу порівняно зі штатними фахівцями. Усі спеціалізовані організації страхують свою професійну відповідальність. Вона також прописана в угоді про надання послуг. У випадку будь-яких штрафних санкцій, які можуть застосуватися до компанії-клієнта з вини аутсорсера, стягнені суми компенсуються провайдером. Водночас у тому разі, коли штрафні санкції настали з вини штатного працівника, компанія-роботодавець може оголосити догану працівнику, позбавити премії або звільнити, – проте жодні фінансові втрати компанії компенсації не підлягатимуть.

Зазначимо, що під час користування послугами аутсорсингу в компанії немає необхідності відслідковувати зміни в законодавстві. Усі провідні провайдери самостійно відповідають за помилки в обчисленнях податків та інших відрахувань. Це дуже важливо, оскільки податкове законодавство не лише часто змінюється, а й неоднозначно трактується.

Також аутсорсинг функції з розрахунку заробітної – це можливість уникнути залежності від т.зв. «людського фактору» – хвороби працівника, звільнення у двотижневий термін. На практиці часто трапляються випадки, коли усі розрахунки компаній, наприклад, з 300–400 працівниками у штаті «тримається» на одному штатному бухгалтері, який розраховує зарплатню, і якому дуже складно знайти заміну у випадку форс-мажорних обставин.


Збереження конфіденційності

Можливість скоротити обсяги циркуляції конфіденційної зарплатної інформації всередині компанії – також одна з причин звернення до провайдерів з аутсорсингу. Адже компанія-клієнт має справу не з фізичною особою (власним працівником), а з юридичною – зовнішнім провайдером. Збереження конфіденційної інформації зафіксоване в угоді про надання послуг. Також важливу роль відіграє і психологічний фактор – поцікавитися рівнем заробітної плати керівника у свого бухгалтера значно легше та простіше, ніж у представників сторонньої організації.

Конфіденційність особливо важлива, коли йдеться про зарплату топ-менеджменту компанії. Провідні аутсорсери у відповідь на запити ринку пропонують та успішно реалізують таку послугу як «розрахунок заробітної плати для топ-менеджменту». Іншими словами, компанія може передати провайдеру розрахунок зарплати і кадрове діловодство власного керівництва, розраховуючи заробітну плату іншим працівникам власними зусиллями.

Попит на цю послугу обумовлений тим, що останнім часом дедалі більша кількість місцевих підприємств перейшла до власності західних компаній. Означений процес часто супроводжується зміною керівного складу при збереженні загальної структури підприємства.


Аутсорсинг сьогодні: останні тенденції розвитку

Здебільшого у провідних аутсорсингових компаній є власні центр експертизи та внутрішнього аудиту, які узагальнюють накопичений методологічний досвід, відстежують зміни у законодавстві, проводять атестацію співробітників і організовують внутрішнє навчання, а також підвищення кваліфікації своїх співробітників. Таким чином, звертаючись до провайдера з аутсорсингу, компанія-клієнт отримує доступ до експертних знань спеціалізованої організації. Це дає змогу суттєво оптимізувати чинні бізнес-процеси і втілити готові ефективні рішення.

Для аутсорсингового бізнесу виконання робіт за договором є профільним видом діяльності. Це означає, що всі внутрішні процедури вже відпрацьовані, максимально оптимізовані, а тому якість виконання функції залишається на найвищому рівні. Для клієнта процес розрахунку заробітної плати є другорядним, а тому, передання цієї операції сторонній компанії допоможе менеджменту закцентувати увагу на більш важливих процесах.

Також серед найпопулярніших переваг аутсорсингу – можливість використовувати інноваційні технологічні рішення провайдера: компанія-аутсорсер здебільшого має у своєму активі різноманітні системи або програмні продукти, які здатні суттєво полегшити робочий процес. Наприклад, існують системи віддаленого доступу до інструментів вводу даних для розрахунку заробітної плати і отримання швидкого доступу до результатів розрахунків.


«Базовий пакет» з розрахунку заробітної плати

Зазвичай базова послуга з обчислення заробітної плати містить у собі нарахування усіх видів заробітних плат і виплат працівникам компанії, а також відповідних податків, передбачених законодавством України.

Розрахунок заробітної плати, а також податків, підготування звітних документів за встановленою формою.
Розрахунок винагород за угодами цивільно-правового характеру, укладеними з фізичними особами.
Розрахунок оплати за аркушами тимчасової непрацездатності, оплати відпусток, компенсацій за невикористану відпустку під час звільнення, вихідної допомоги при звільненні та інших виплат, передбачених законодавством України.
Розрахунок виплат на користь працівників на підставі трудового договору/Положенням про оплату праці за узгодженими алгоритмами.
Підготування обов’язкових форм податкової та державної звітності із заробітної плати.
Підготовка індивідуальних розрахункових аркушів.
Оформлення розрахункової відомості на підставі звітної політики.
Підготовка детальних звітів з розрахунку оплати відпусток, компенсації за відпустку, виплати за лікарняними аркушами.
Оформлення зведеної відомості з податків, пов’язаних із зарплатою персоналу, або співробітникам клієнта, де накопичується підсумкова інформація від початку звітного періоду.
Підготовка платіжних документів щодо виплати доходів, а також відрахування податків та зборів.
Підготовка управлінської звітності із заробітної плати і податків в установленому форматі.


Зазвичай розрахунок заробітної плати передається на аутсорсинг разом з веденням кадрової документації. Тенденція зумовлена тим, що в західних компаніях за це відповідає відділ по роботі з персоналом. В Україні такі комбіновані аутсорсингові рішення популярні серед малого та середнього бізнесу.


Схема. Описання процесу надання послуги


Зворотній бік: можливі ризики аутсорсингу.

Власне мінусів у послуги з аутсорсингу заробітної плати немає. В іншому випадку вона б не була такою популярною в усьому світі. Ризик існує лише один – під час вибору правильного провайдера. Обираючи аутсорсера, варто порівнювати не лише вартість послуг, а й звернути увагу на низку інших факторів. Зокрема:

досвід роботи на ринку;
розмір компанії;
наявність сертифікації гарантованого рівня сервісу;
наявність у договорі про надання послуг пунктів про гарантію і компенсацію збитків;
чи застрахована професійна діяльність провайдера, а також чи є аутсорсинг основним бізнесом для нього.

Також необхідно поцікавитися рекомендаціями наявних клієнтів аутсорсера і звернути увагу на професійну підготовку його співробітників (освіта, досвід роботи, володіння іноземними мовами). Усе це заслуговує на особливу увагу під час вибору потенційного партнера.


Ефективний аутсорсинг: nota bene для клієнтів

Ефективність та успішність застосування аутсорсингових рішень залежить від рівня залучення у процес усіх його учасників – як співробітників фірми-клієнта, так і представників провайдера. Відповідальність, своєчасне і якісне виконання своєї роботи аутсорсером також безпосередньо залежить від якості та оперативності надання усієї вихідної інформації компанією-клієнтом. Відповідно, кожен з учасників цієї схеми повинен суворо дотримуватися розробленої процедури взаємодії. Це має особливе значення на етапі втілення проекту.

Також не варто забувати, що аутсорсинг – не схема «віддав і забув». Цілком уникнути контролю за виконанням функції з розрахунку заробітної плати не можливо – оцінка результатів розрахунку все одно залишається у зоні компетенції замовника. Лише у випадку партнерських взаємовідносин клієнт зможе отримати максимальний результат від використання послуги аутсорсингу.




Джерело:
Журнал "Праця i Закон", №4 (124) 2010.