Особливості оформлення та обліку додаткових витрат на відрядження в разі затримки чи скасування авіарейсу або потяга

Для багатьох підприємств відрядження працівників є невід’ємною складовою їх господарської діяльності. Проте нерідко виникають ситуації, коли працівник унаслідок затримки чи скасування авіарейсу або потяга не може вчасно дістатися населеного пункту, до якого він був відряджений. У такому випадку підприємство несе додаткові витрати, пов’язані з відрядженням цього працівника. Розглянемо особливості документального оформлення та обліку цих витрат.

Konstantin Lazarev_Intercomp Ukraine.jpg
Костянтин Лазарєв, внутрішній аудитор, Intercomp Україна

Нормативно-правові акти до теми:

Податковий кодекс України від 2 грудня 2010 р. № 2755-VI (далі ПКУ);

— наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон» від 13 березня 1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59);

— наказ Міністерства інфраструктури та зв’язку «Про затвердження Правил повітряних перевезень пасажирів і багажу», від 30 листопада 2012 р. № 735 (далі — Правила № 735);

— наказ Міністерства транспорту і зв’язку України «Про затвердження правил перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України» від 27 грудня 2006 р. № 1196 (далі — Правила № 1196);

— наказ Міністерства доходів і зборів України «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 24 грудня 2013 р. № 845 (даліНаказ № 845).

На початку згадаємо, які документи оформляються підприємством для відрядження працівників, у якому розмірі та порядку відшкодовуються понесені працівниками витрати, і як вони оподатковуються. Єдиним нормативним документом, який регулює порядок службових відряджень, є Інструкція № 59. Проте існує важливий нюанс: зазначений документ є обов’язковим для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

На який документ мають орієнтуватися недержавні підприємства, організації та установи? Вони можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ. Для врегулювання питань, пов’язаних зі службовими відрядженнями, недержавним підприємствам доцільно розробити та затвердити внутрішній документ — положення про службові відрядження. Для цього підприємство може використовувати положення Інструкції № 59. У такому документі доцільно зазначити:

— розмір добових, що виплачуються підприємством відрядженим працівникам, у межах України та за кордон;

— перелік і склад витрат, що відшкодовуються працівникам;

— дії працівника в разі виникнення позаштатних ситуацій у відрядженні, зокрема, в разі затримки авіарейсів або потягів та інші важливі питання, пов’язані з відрядженнями.

Оформлення наказу про відрядження

Згідно з пунктом 1 розділу І Інструкції № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Керівник підприємства повинен видати наказ (розпорядження) про відрядження, в якому зазначаються:

— населений пункт, до якого відряджається працівник (працівники);

— строк відрядження;

— мета поїздки.

Належним чином оформлений наказ буде підставою для того, щоб виплачені працівникові суми добових не оподатковувались ПДФО, оскільки згідно з підпунктом 170.9.1 ПКУ наказ про відрядження є одним з обов’язкових документів для виплати добових.

Виплата авансу

Підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами на поточні витрати під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (п. 5 розділу І Інструкції № 59).

Слід зазначити, що для небюджетних підприємств не встановлено обов’язку забезпечувати працівників авансом на відрядження. Про це, зокрема, зазначало Міністерство доходів і зборів України в листі від 3 липня 2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169. Втім, якщо обов’язковість видання авансу передбачена внутрішнім нормативним документом (наприклад, положенням про відрядження), він має бути виплачений працівникові.

Звітування про відрядження

Відповідно до підпункту 170.9.2 ПКУ до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження, він повинен подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), за формою, встановленою Наказом № 845. Особливі строки надання Звіту передбачені підпунктом 170.9.3 ПКУ в разі використання у відрядженні корпоративних пластикових карток:

— якщо працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;

— якщо працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між звітними документами).

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається в касу підприємства або зараховується на банківський рахунок.

Якщо Звіт не надано вчасно або суми надміру витрачених коштів не повернуто до каси підприємства, отримані працівником кошти обкладаються ПДФО (пп. 170.9.1 ПКУ).

Додаткові витрати в разі затримки/скасування рейсів або потягів

Затримка або скасування авіарейсу

Права пасажирів у разі скасування або затримки авіарейсу встановлено Правилами № 735. Ці Правила застосовуються до будь-якого міжнародного та внутрішнього перевезення пасажирів або багажу, яке здійснюється до/з аеропортів, розташованих на території України. Розділом XV Правил № 735 передбачено, зокрема, таке.

В разі скасування рейсу перевізник зобов’язаний запропонувати пасажиру на вибір відшкодування вартості перевезення або зміну маршруту.

В разі затримки рейсу більше двох годин для рейсів дальністю до 1500 км, більше трьох годин — для рейсів дальністю від 1500 до 3500 км, більше чотирьох годин — для всіх інших рейсів, перевізник має надати пасажирам харчування та холодні напої, а також можливість безкоштовно двічі зателефонувати або відправити факс чи повідомлення електронною поштою.

Якщо затримка рейсу перевищує п’ять годин, перевізник має запропонувати пасажирам відшкодування вартості перевезення або зміну маршруту.

В разі коли затриманий рейс відкладається на наступний день, перевізник має надати пасажирам номери в готелі, харчування та забезпечити трансфер за маршрутом аеропорт — готель — аеропорт.

До відома! Перевізник, який скасовує рейс або затримує його принаймні на дві години, має надати кожному пасажиру, якого це стосується, письмове повідомлення, в якому викладені правила надання пасажирам компенсації та допомоги. Таке повідомлення пасажир може запитати біля стійки реєстрації або пункту виходу на посадку.

З наведених вище положень Правил № 735 можна зробити такі висновки.

Компенсація у вигляді перевезення пасажира за альтернативним маршрутом, надання йому харчування та напоїв, послуг із проживання в готелі та перевезення за маршрутом аеропорт — готель — аеропорт, надається за рахунок перевізника. Отже, в цьому випадку ані підприємство, ані працівник не несуть додаткових витрат, пов’язаних із відрядженням.

Якщо рейс скасовано або затримано на дві години чи більше, і це може вплинути на розмір витрат, термін чи мету відрядження, працівникові необхідно отримати від компанії-перевізника письмове повідомлення та надіслати його факсом або електронною поштою підприємству, а також узгодити з керівником (або уповноваженою ним особою) свої подальші дії — телефоном, чи в інший спосіб.

Якщо запропонований компанією-перевізником альтернативний маршрут або час затримки рейсу не відповідають запланованим термінам і меті відрядження, керівник підприємства може скористатися послугами іншої авіакомпанії, обрати інший вид транспорту, змінити маршрут, строк відрядження або взагалі скасувати відрядження. Прийняте рішення оформлюється наказом по підприємству. Якщо таке рішення призводить до виникнення додаткових витрат — на проїзд, проживання тощо — працівник повинен зберегти оригінали всіх первинних документів, що підтверджують такі витрати: транспортних квитків, посадкових талонів до електронних авіаквитків, рахунків готелів тощо.

Для забезпечення працівника коштами на покриття додаткових витрат на відрядження підприємство має право перерахувати кошти на особисту картку працівника. Про це зазначало Міністерство фінансів України у своєму листі від 4 грудня 2009 р. № 31-18030-07-10/33138. Кошти також можуть бути перераховані на корпоративну картку.

Вартість квитка відшкодовується авіакомпанією на рахунок підприємства (розрахунковий або картковий), якщо квиток був придбаний підприємством. Якщо ж квиток був придбаний працівником за рахунок коштів, отриманих під звіт, кошти, що надійдуть працівникові від авіакомпанії, мають бути повернуті ним підприємству.

Скасування або затримка потяга

Згідно з Правилами № 1196 у разі скасування або запізнення потяга з пункту відправлення більше, ніж на годину, залізниця пропонує скористатися пасажиру іншим потягом або виплачує пасажиру повну вартість проїзного документа.

Для відшкодування вартості квитка пасажир повинен пред’явити його на станції відправлення для проставлення відмітки «проїзний документ не використаний повністю з вини залізниці». На підставі цієї відмітки пасажиру в касі повернення невикористаних проїзних документів виплачується повна вартість квитка.

Якщо поїзд прибув із запізненням до станції призначення, пасажир може отримати письмове підтвердження про це безпосередньо після прибуття поїзда. Для цього на станції призначення необхідно пред’явити проїзний документ, на який залізниця ставить відмітку. Підтвердження можна отримати також на окремому бланку.

Таким чином, у разі скасування або запізнення потяга дії відрядженого працівника мають бути такими:

— отримати від залізниці письмове підтвердження скасування або запізнення потяга в зазначеному вище порядку;

— як і у випадку зі скасуванням або затримкою авіарейсу, узгодити свої подальші дії з керівником підприємства;

— у разі виникнення додаткових витрат, наприклад, пов’язаних зі зміною маршруту чи терміну відрядження, зберігати оригінали первинних документів, що підтверджують такі витрати;

— повернути підприємству невикористані кошти, в т. ч. — отримані від залізниці за повернений квиток.

Дотримання описаної вище послідовності дій дасть змогу підприємству та працівникам у разі виникнення під час відрядження непередбачуваних ситуацій в аеропорту чи на залізниці уникнути зайвих витрат і податкових ризиків.

Оподаткування витрат на відрядження

Податковий облік витрат на відрядження регулюється ПКУ. Підпунктом 170.9.1 ПКУ встановлено перелік витрат на відрядження, які відшкодовуються підприємством відрядженому працівникові, і не включаються до його доходу з метою оподаткування податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО). Обов’язковою умовою для того, щоб сума витрачених коштів не відносилася до складу доходу працівника, є наявність оригіналів документів, що засвідчують вартість цих витрат.

У підпункті 9.1 ПКУ також указано розмір добових, які не підлягають оподаткуванню ПДФО:

— для відряджень у межах України — не вище 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (авт. додали у 2015 р. — 243,60 грн);

— для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2015 р. — 913,50 грн).

Сума добових підтверджується в разі відрядження:

— в межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — за наказом про відрядження та первинними документами;

— до країн, громадяни України на територію яких в’їжджають за наявності візи (дозволу на в’їзд), — відповідно до наказу про відрядження та відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.

Якщо підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює, немає, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку винятково за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю підприємства, зокрема (але не виключно) таких:

- запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства;

- укладеного договору чи контракту;

- інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

- документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю підприємства.

Отже, зверніть увагу на те, що витрати на відрядження не оподатковуються ПДФО, якщо вони одночасно задовольняють наступним умовам:

— містяться у переліку, наведеному у підпункті 170.9.1 ПКУ;

— підтверджуються оригіналами первинних документів, і документів, які підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства;

— добові витрати не перевищують установлений розмір, їх сума визначена згідно з наказом про відрядження;

— підтверджуються відмітками в закордонному паспорті (для відряджень у країни з візовим режимом).

Що стосується оподаткування податком на прибуток, ПКУ, починаючи з 01.01.2015, не містить особливих умов для віднесення витрат на відрядження до складу податкових витрат.

Джерело: Кадровик України, № 6 (101) червень 2015