Підсумований облік робочого часу: визначаємо понаднормові години

Законодавство суворо регламентує робочий час для кожної категорії працівників. Звісно, простіше його обліковувати за підсумками одного дня. Однак у багатьох виробничих процесах використовують підсумований облік робочого часу, коли працівник повинен відпрацювати свою норму робочого часу за місяць, квартал або рік. 
Підсумований облік робочого часу — це фактично спеціальний режим роботи і відпочинку, заснований на графіках змінності або графіках роботи з «плаваючими» вихідними днями. 


Vita_Tatarinova.jpg
Віта Татаринова, бухгалтер з розрахунку заробітної плати Intercomp Україна

ЗАКОНОДАВСТВО  


Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП) Методичні рекомендації щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затверджені наказом Мінпраці від 19 квітня 2006 року № 138 (далі — Методрекомендації № 138)


Запровадження підсумованого обліку робочого часу допускається на безперервно діючих підприємствах, в установах, організаціях (далі — підприємство), а також в окремих виробництвах, цехах, дільницях, відділеннях і на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути додержана встановлена для зазначеної категорії працівників щоденна або щотижнева тривалість робочого часу. Таке запровадження має погодити виборний орган первинної профспілкової організації (профспілковий представник). При цьому тривалість робочого часу за обліковий період не повинна перевищувати нормального числа робочих годин (ст. 61 КЗпП).  

Підсумований облік робочого часу дозволяє зменшити кількість понаднормових годин, а то і взагалі уникнути їх появи. Більше того, в такому випадку роботодавець не буде порушувати статтю 62 КЗпП, в якій зазначено, що понаднормові роботи, як правило, не допускаються — їх застосовують тільки у виняткових випадках. 

НОРМА 


Графіки роботи на підприємстві складають так, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала нормальної кількості робочих годин, передбаченої статтями 50 і 51 КЗпП. 

Нормальна тривалість робочого часу працівників не повинна перевищувати 40 годин на тиждень. Норми тривалості робочого часу на кожен рік визначає у своїх листах Міністерство праці та соціальної політики України.  

Умови та порядок застосування підсумованого обліку робочого часу регламентовані Методрекомендаціями № 138. 

В обліковій політиці підприємства має бути зафіксовано норму тривалості робочого часу підприємства, запровадження підсумованого обліку робочого часу для деяких категорій працівників, а також обліковий період. 

Обліковий період у разі підсумованого обліку робочого часу може дорівнювати: 

1.jpg

Норма робочого часу за обліковий період визначається за календарем із розрахунку 6-денного робочого тижня та 7-годинного робочого дня (чи відповідного скороченого робочого дня). При цьому має враховуватися скорочений робочий час напередодні вихідних (до 5 годин) та святкових і неробочих днів (на 1 годину). 

У порядку, встановленому в колективному договорі, норма робочого часу за обліковий період може визначатися за графіком 5-денного робочого тижня. 

ПОНАД НОРМУ  


Підсумований облік робочого часу кожного працівника здійснюють за табелем виходів на роботу та затвердженим графіком роботи (змінності) за обліковий період. Ці два розрахунки потрібні, щоб виявити (для правильного нарахування заробітної плати) понаднормові години та години, відпрацьовані працівниками: 

• у вихідні дні; 
• у додаткові за графіком дні відпочинку в разі тимчасової відсутності працівників в інших змінах,. 

У разі підсумованого обліку робочого часу час, відпрацьований понад норму тривалості робочого часу за обліковий період, уважають понаднормовим і оплачують згідно зі статтею 106 КЗпП. 


Час, відпрацьований понад нормальну тривалість робочого часу, визначається у такий спосіб: 

ПНч = Фактч – Нормач 

де: 
Фактч — фактично відпрацьований час роботи згідно з табелем обліку робочого часу; 
Нормач — норма тривалості робочого часу за обліковий період.  

НБ 
Робота понад норму робочого часу, передбаченого графіком в окремі дні, тижні, місяці облікового періоду, в разі збереження норми робочого часу за обліковий період, не є понаднормовою.
 

Усі години понаднормової роботи оплачують у кінці облікового періоду. Якщо працівник відпрацював весь обліковий період згідно зі своїм графіком, то потреби у визначенні понаднормових годин не виникає. Але на практиці це зустрічається не часто, і тому слід в кінці періоду обчислювати понаднормові години, які потрібно оплатити. 

Згідно зі статтею 73 КЗпП робота в святкові та неробочі дні оплачується в подвійному розмірі. Тому, рахуючи понаднормові години за обліковий період, слід виключати час роботи у святкові та неробочі дні. 

Робота в понаднормовий час оплачується в залежності від системи оплати праці. 

2.jpg

РАХУЄМО  


Розглянемо розрахунки на прикладі умовного підприємства, де: 

1. Графіком норми затверджено 5-денний 40-годинний робочий тиждень із двома вихідними днями. 
2. Обліковий період — квартал. 
3. Є дільниця, де запроваджено підсумований облік робочого часу.  
4. На дільниці затверджено три графіки роботи. 
5. Графіки розраховані так, що загальна кількість годин за графіком в обліковому періоді (кварталі) збігається з нормою і становить 494 години. 
6. Робочі дні, які випали на вихідні дні підприємства (субота, неділя), оплачують на загальних підставах, оскільки вихідні дні підприємства не збігаються з вихідними днями працівників. 
7. Роботу у святкові дні оплачують у подвійному розмірі за фактично відпрацьовані у святкові дні години. 

3.jpg


ПРИКЛАД 1 

Працівник Коваленко А. А. працює за графіком № 1. Із 24 по 27 січня він був відсутній на роботі у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю. Керівництво допустило його до роботи 30 січня на той же графік № 1. За графіком норми він був відсутній 32 години. Визначимо понаднормові години. 

158 – (5 + 11 + 11 + 5) +171 + 165 = 462 — фактично відпрацьовані години. 
151 – (8 + 8 + 8) + 168 + 175 = 470 — кількість годин, які б працівник відпрацював за графіком норми. 
462 – 470 = –8 — кількість понаднормових годин. 

Ми бачимо мінусовий результат. Тобто виник простій. Підприємство має оплатити працівникові 8 годин простою в розмірі дві третини від тарифної ставки. 

Для уникнинення простоїв в цьому випадку працівника потрібно було допустити до роботи на наступний день після закінчення листка непрацездатності, змінивши його графік. 

ПРИКЛАД 2 

Працівник Іванов В. В., який працює за графіком № 2, з 16 по 19 лютого був у відпустці. А з 25 березня він був переведений на іншу дільницю з графіком норми. Визначаємо понаднормові години. 

160 + (165 – 5 – 5) + (126 – 11) = 430 — фактично відпрацьовані години. 
151 + (168 – 32) + 135 = 422 — години, які працівник відпрацював би за графіком норми. 

Різниця становить 8 понаднормових годин. У березні не враховуємо 11 годин святкових, оскільки вони були оплачені в подвійному розмірі. 

ПРИКЛАД 3 

Працівник Хлонь П. П. працював за графіком № 3. Із 9 по 23 лютого був у відпустці. 

171 + (163 – 94) + (160 – 5) = 395 — відпрацював працівник за графіком № 3. 
151 + (168 – 88) + 175 = 406 — години, які працівник відпрацював би за графіком норми. 
395 – 406 = –11 годин простою. 

Якщо б працівник Хлонь П. П. пішов у відпустку з 8-го лютого за його графіком це був вихідний, за графіком норми 8 годин роботи, то годин простою було б на 8 менше. 

Це переконує в тому, що робочий час потрібно планувати, а графіки відпусток узгоджувати. 

ПРИКЛАД 4 

Працівника Павленко М. М. прийнято на роботу з 25 березня на графік № 2. 

Фактично він відпрацював 43 години. За графіком норми він би відпрацював 40 годин. Тобто понаднормових годин: 43 – 40 = 3 години. 

ПРИКЛАД 5 

Працівник Харченко В. В. працює за графіком № 4. Визначаємо понаднормові години: 

172 + 170 + (170 – 5) = 507 — фактично відпрацьовані години. 
151 + 168 + 175 = 494 — години які працівник відпрацював би за графіком норми. 
507 – 494 = 13 — кількість понаднормових годин Різниця становить 13 понаднормових годин. 

У березні не враховуємо 5 годин святкових, оскільки вони були оплачені в подвійному розмірі.  

Для новоприйнятих працівників, а також працівників, які вийшли із відпустки по догляду за дитиною, обчислювати обліковий період починають із дня початку роботи. Рахують окремо години, фактично відпрацьовані за графіком, і окремо години за графіком норми, починаючи з дня виходу на роботу. Різницю становлять понаднормові години. 

Кількість понаднормових годин визначають в кінці облікового періоду. Згідно з цією нормою до працівників, звільнених до кінця облікового періоду, цей розрахунок не застосовують. В місяці звільнення вони отримують зарплату за кількість відпрацьованих годин пропорційно своєму графіку.  

Якщо працівник на кінець облікового періоду знаходиться на лікарняному або у відпустці по догляду за дитиною, то кількість понаднормових годин визначають за період його фактичної роботи. Це різниця між фактично відпрацьованими годинами в обліковому періоді та кількістю годин за графіком норми, які припадають на відпрацьований час. 

ОБЛІКОВУЄМО 


Роботодавець зобов’язаний вести облік робочого часу. При цьому окремо ведуть облік відпрацьованого і невідпрацьованого робочого часу. Окремо також ведеться облік понаднормових робіт, відряджень, часу простою тощо. 

Облік ведуть реєструючи явки працівників або реєструючи відсутність працівника з поважних (відпустка, лікарняний тощо) та неповажних причин (прогул, запізнення). 

У разі застосування підсумованого обліку робочого часу слід пам’ятати про статтю 65 КЗпП, згідно з якою понаднормові години для кожного працівника не повинні перевищувати 4 години протягом двох днів поспіль і 120 годин на рік. Ця норма не передбачає винятків. Тож завдання кадрової служби — відстежити кількість понаднормових годин і уникнути максимального перевищення (наприклад, надаючи відпустки працівникам або переводячи їх на інший графік робіт). 

Навіть у разі використання підсумованого обліку робочого часу бувають ситуації, коли працівник працюватиме понаднормово або виникатиме простій. Для їх уникнення потрібно запровадити на підприємстві планування робочого часу, тобто розрахунок графіків роботи, графіків відпусток, залучення осіб, які будуть заміняти тимчасово відсутніх працівників. 

Отже, роботодавець повинен подбати про умови для продуктивної праці: надати належні матеріали, справне обладнання, забезпечити виконання паралельних робіт на інших дільницях, щоб уникнути понаднормового використання часу працівників. 

 Джерело: Кадровик light №12, грудень 2016