Оформлення відпустки на навчання в програмі 1С 8.2

Світлана Жаркова,
експерт з питань оплати праці, Intercomp

Відпустка – це час відпочинку, який надається працівникам із збереженням місця роботи і заробітної плати. Державні гарантії та відносини, пов’язані з відпусткою, регулюються Конституцією України, Законом України «Про відпустки», КЗпП України, іншими законами та підзаконними нормативно-правовими актами.

Якщо працівник, який працює на підприємстві, успішно навчається без відриву вiд виробництва у вищому навчальному закладі з вечірньою або заочною формами навчання, то він має право на додаткову оплачувану відпустку на навчання. Навчальні відпустки відносяться до категорії додаткових відпусток, тобто тих відпусток, які можуть надаватися працівникові крім основної щорічної відпустки. Згідно Закону № 504 відпустки на навчання поділяються на оплачувані та неоплачувані.

Звертаємо увагу, що чинність Закону № 504 поширюється на навчальні відпустки, які надаються працівникам у зв’язку з навчанням у навчальних закладах, розташованих на території України. В свою чергу ці навчальні заклади повинні бути акредитовані відповідно до вимог про акредитацію навчальних закладів, затверджених Кабміном України, наприклад Положенням про акредитації вищих навчальних закладів і спеціальностей у вищих навчальних закладах і вищих професійних училищах, затвердженим постановою Кабміну від 09.08.2001 р.№ 978.

Оплата і надання навчальних відпусток працівникам, які навчаються за кордоном, здійснюється на підставі Положення про матеріальне забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання, затвердженого постановою Кабінету міністрів від 03.04.1996 р. № 287.

Відпустка на навчання надається протягом навчального року (ст. 216 КЗпП), незалежно від того, чи буде вона оплачувана або неоплачувана, Також зазначимо, що працівник має право приєднати до навчальної відпустки свою чергову оплачувану відпустку, незалежно від того, скільки часу він пропрацював на цьому підприємстві (п. 7 ст. 10 Закону № 504), і перенести свою чергову відпустку на інший період, якщо він збігається за строками з навчальною відпусткою (п. 4 ст. 11 Закону № 504). Ще на що треба звернути увагу, що працівник має право на відпустку на навчання навіть якщо він навчається на спеціальності, яка може не співпадати з профілем або виробничою необхідність підприємства-роботодівця. На період перебування працівника у відпустці з навчання за ним зберігається його посада та оклад.

Тривалість додаткових відпусток на навчання регламентується ст. 216-218 КЗпП.

Первинними документами, якими оформляється навчальна відпустка і на підставі яких здійснюється її оплата, є:

  • Довідка-виклик на сесію, оформлена в навчальному закладі, в якому навчається працівник.
  • Цей документ містить усі основні дані для надання й оплати навчальної відпустки: форму навчання, за якою навчається працівник, рівень акредитації навчального закладу, тип навчального закладу, початок і кінець сесії, а також інформація про успішність студента; заява працівника про надання йому відпустки у зв’язку з навчанням. У цій заяві працівник повинен указати, яка саме навчальна відпустка йому необхідна (оплачувана або неоплачувана) і якої тривалості. При написанні заяви працівник повинен ураховувати не тільки строки складання сесії, але і час, необхідний працівникові для того, щоб дістатися до місця розташування навчального закладу і назад;

  • Наказ з підприємства, підписаний керівником, про надання оплачуваної або неоплачуваної відпустки працівникові.

При розрахунку і оплаті відпустки бухгалтер має куруватися порядком вирахування середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100) для визначення середньої зарплати працівника. Розрахунок середньої зарплати на період навчальної відпустки здійснюється шляхом ділення зарплати працівника за 12 календарних місяців, що передують місяцю надання навчальної відпустки (або менший фактично відпрацьований період), на кількість календарних днів, що припадають на цей розрахунковий період, за винятком святкових і неробочих днів, установлених законодавством. Отримана в результаті середньоденна зарплата помножується на число календарних днів відпустки. Відповідно до ст. 21 Закону № 504 навчальні відпускні повинні видаватися працівникові за три дні дати настання такої відпустки.

Однак зауважимо, що в оплаті відпустки у зв’язку з навчанням є свої, передбачені роз’ясненнями Мінпраці, особливості. Відпустки у зв’язку з навчанням: не подовжуються на святкові та неробочі дні в тому випадку, якщо вони припадають на такі дні (ст. 5 Закону № 504). Також припускають оплату святкових і неробочих днів, які припадають на період такої відпустки (лист Мінпраці від 08.11.2004 р. № 18-561). Не використані в період дії трудових відносин, не компенсуються в момент звільнення працівника (ст. 24 Закону № 504).

Відповідно до ст. 21 Закону № 504 навчальні відпускні повинні видаватися працівникові за три дні до надання відпустки.

Розглянемо приклад оформлення відпустки на навчання в програмі 1С 8.2.

Приклад 1.

На підприємстві ТОВ «Укрсельгосппром» працює Мартинов Іван Леонідович з 01.04.2011 року. Працівник навчається без відриву від виробництва у Вищому навчальному закладі, який знаходиться на території України. Мартинов І. В. надав довідку-виклик на сесію та заяву про надання йому відпустки у зв’язку з навчанням на період з 13.05.2013 р по 11.06.2013 р. строком на 30 календарних днів.

Для проведення розрахунку відпустки на навчання в програмі 1С 8.2, необхідно ввести наказ про надання відпустки. Для цього в програмі 1С 8.2 знаходимо вкладку «Кадровый учет организации», далі «Отпуска работников организации» - «Отпуска» (див. Рис. 1). Створюємо новий документ.

Рис. 1

У вікні, що відкрилося, заповнюємо необхідні параметри. Вибираємо вид відпустки «Учебный отпуск», проставляємо період відпустки та період навчального року (див. Рис. 2 та Рис. 3).

Рис. 2

Рис. 3

Наступний крок – нарахування суми відпускних. Для цього знаходимо вкладку «Кадровый учет организации», далі «Отпуска работников организации» - «Отпуска». Знаходимо наказ, який щойно зробили. Натискаємо правою кнопкою миші по необхідному документі, у спливаючому меню вибираємо «На основании», далі «Начисление отпуска работникам организации» (див. Рис. 4).

Рис. 4

У вікні, що відкрилося, на вкладці «Расчет среднего заработка» натискаємо кнопку «Заполнить», а потім «Рассчитать». Перевіряємо суму та кількість днів для розрахунку. (див. Рис. 5).

Рис. 5

Потім переходимо на вкладку «Начисления», натискаємо кнопку «Заполнить» - «По работнику», а потім «Рассчитать» - «По работнику» (див. Рис. 6 та Рис. 7). Проводимо документ, натиснувши кнопку «ОК» або «Провести» (в залежності від налаштування програми).

Рис. 6

Рис. 7