Проведення внутрішнього аудиту кадрового діловодства в компанії.

Anastasiya_Plutalova.jpg
Копил Ольга, Менеджер з персоналу Intercomp Україна

Загалом, кадровий аудит представляє собою комплекс заходів, які включають повну оцінку стану кадрового діловодства, експертизи локальних нормативних актів компанії для виявлення відхилень від законодавства України, відповідність кадрових документів нормам чинного законодавства України, правомірність існуючих документів.

Метою проведення внутрішнього аудиту кадрового діловодства в компанії є оптимізація кадрового діловодства, визначення ступеню відповідності кадрових документів вимогам чинного законодавства, визначення повноти документального забезпечення, зменшення ризиків у випадку порушення трудового законодавства та рекомендації щодо виправлення наявних порушень.

Для зручності аналіз проведеного аудиту кадрового діловодства можна формувати у вигляді звіту, в якому вказувати інформацію щодо виявлених порушень, необхідні заходи щодо відновлення та можливі ризики згідно виявлених порушень.

Отже, при проведенні аудиту кадрового діловодства можемо виділити основні документи підприємства, яким необхідно приділити особливу увагу:

- статутні документи, колективний договір: перевіряється наявність умов, що не погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю;

- правила внутрішнього трудового розпорядку: перевіряється наявність затверджених правил внутрішнього трудового розпорядку, в яких обов’язково повинна міститися наступна інформація:

права та обов’язки працедавця і працівника, порядок прийому, переводу та звільнення працівників, режим робочого часу та відпочинку підприємства, відповідальність за порушення трудової дисципліни тощо;

- штатний розпис: перевіряється наявність затвердженого штатного розпису, наявність наказів про внесення змін до штатного розпису, відповідність посад в штатному розписі найменуванню професій і посад, зазначених у Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», з посиланням на код професії відповідно до Класифікатора);

- особові справи працівників: перевіряється наявність особових справ всіх працівників, а також зазначається, які документи відсутні в особових справах;

- особові картки працівників, типова форма №П-2: перевіряється наявність особових карток, а також своєчасність заповнення і ознайомлення з працівниками;

- трудові книжки працівників: перевіряється наявність всіх трудових книжок працівників, оформлення трудових книжок повинно здійснюватись відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників;

- книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них: перевіряється наявність та коректність оформлення: журнал повинен бути пронумерованим, прошнурованим, скріпленим підписом керівника і печаткою;

- посадові інструкції: перевіряється наявність затверджених та ознайомлених з працівниками посадових інструкцій;

- накази з особового складу: перевіряється наявність наказів про призначення, переведення, звільнення працівників, , наявність ознайомлень з працівниками, відповідність посад із вказаними в трудових книжках та заявах про прийом на роботу;

накази про надання відпусток: перевіряється тривалість щорічної відпустки – не менше 24 календарних днів на рік, розподіл щорічної відпустки на частини – основна безперервна частина не може бути меншою за 14 календарних днів, тривалість щорічної відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін – не більше 15 календарних днів на рік;

накази про відрядження;

накази з основної діяльності;

- журнали реєстрації наказів;

- графік відпусток;

- табель обліку використання робочого часу: перевіряється наявність затвердженого табелю обліку робочого часу, дотримання нормам тривалості робочого часу на підприємстві,

- листки непрацездатності (перевіряються на предмет заповнення, підписів посадових осіб, наявність протоколів засідання комісії із соціального страхування);

- положення про порядок обробки персональних даних у базах персональних даних, згоди працівників на обробку персональних даних, повідомлення працівників про обробку їх персональних даних підприємством;

- положення «Про службу охорони праці»;

- положення «Про оплату праці, преміювання»;

- цивільно-правові договори та акти прийому-передачі робіт: необхідно проаналізувати зміст документів на предмет відсутності в них ознак трудового договору;

- відповідність нормативам робочих місць, призначених для працевлаштування інвалідів, наявність довідок, виданих МСЕК про встановлення інвалідності на всіх працевлаштованих інвалідів;

Дуже важливим результатом проведення аудиту кадрового діловодства є попередження штрафних санкцій за невідповідність кадрової документації вимогам трудового законодавства України при проведенні державних перевірок.

Джерело: Праця і Закон №1 (169), 2014