Налаштування та узгодження відповідного графіку роботи в 1С

Дедалі частіше у кадрових служб трапляються ситуації ведення нестандартних графіків роботи і складнощі їх обліку. В програмі «1С:Зарплата і управління персоналом 8 для України» реалізована можливість ведення обліку будь-яких варіацій графіків роботи. Наведений нижче матеріал надасть можливість фахівцям даної області швидко оволодіти навиком внесення різноманітних графіків роботи в програму 1С та допоможе оптимізувати кадровий процес на підприємстві.

Nazarenko_Alena.jpg
Олена Назаренко, експерт з питань оплати праці, Intercomp Україна

В цій статті ми детально розглянемо заповнення в 1С виробничого календаря, налаштування графіків роботи за шаблоном, а також в ручному режимі (як нових, так і вже існуючих), призначення графіків роботи співробітникам.

Почнемо з того, що режим робочого часу містить в собі тривалість робочого тижня та його структуру: п’ятиденний із двома вихідними; шестиденний з одним вихідним днем; робочий тиждень з вихідними відповідно до графіків роботи; тривалість щоденної роботи (зміни), кількість змін на добу, час початку і закінчення роботи.

Треба зазначити, що встановлення п’ятиденного чи шестиденного робочого тижня, а також тривалість щоденної роботи регулюються статтею 52 КЗпП. Основним поширеним режимом робочого часу є п’ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями. При такому робочому тижні тривалість щоденної роботи (зміни) визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку згідно статті 142 КЗпП, або графіками роботи, які затверджує власник чи уповноважений ним орган з дотриманням установленої тривалості робочого тижня, про що свідчить стаття 50 і 51 КЗпП. Тому для початку нам потрібно заповнити виробничий календар. Його необхідно вносити на майбутній календарний рік перед введенням документів, період дії яких потрапляє на цей рік. Для цього слід скористатись пунктом меню «Предприятие – Производственный календарь».(Рис.1, Рис.2)

Рисунок 1

pub_uu_2.10.14_01.png

Рисунок 2

pub_uu_2.10.14_02.png

Відомості про державні свята, вихідні і передсвяткові дні вносяться самостійно на підставі статті 73 КЗпПУ від 10.12.1971 № 322-VIII. Для автоматичної відмітки святкових і передсвяткових днів використовується список свят, який зберігається в меню «Операции-Регистр сведений-Праздники».(Рис.3)

Цей регістр вже заповнений інформацією про основні державні свята, що не вимагає щорічних коригувань, окрім «плаваючих свят», таких як Пасха і Трійця. (Рис.4)

Рисунок 3

pub_uu_2.10.14_03.png

Рисунок 4

pub_uu_2.10.14_04.png

При автоматичному заповненні виробничого календаря (кнопка «Заполнить по умолчанию») позначаються святкові і передсвяткові дні. Також дані у формі календаря можна відкоригувати вручну, натиснувши на праву кнопку миші. (Рис.5)

Рисунок 5

pub_uu_2.10.14_05.png

Коли дані виробничого календаря введені в систему 1С, можемо починати налаштовувати шаблони графіків роботи, які застосовуються в компанії.

Програма 1С дозволяє вводити різні шаблони робочих графіків, таких як:

- п'ятиденка;

- шестиденка;

- графіки неповного (скороченого) робочого часу;

- змінні;

- графіки підсумованого обліку робочого часу;

-графіки по календарних днях та інші.

Ви можете зареєструвати необмежену кількість графіків в програмі. Довідник «Графіки роботи» містить перелік всіх графіків роботи і служить для задання норми робочого часу. (Рис. 6)

Розглянемо більш детально створення стандартного графіка роботи «п’ятиденка» з нормою тривалості робочого часу 40 годин на тиждень.

Рисунок 6

pub_uu_2.10.14_06.png


Для того, щоб в програмі 1С додати новий робочий графік, треба скористатись меню «Предприятие-Графики работы»-кнопка «Додати». Після цього в документі необхідно натиснути кнопку «Заполнить график», після чого він заповниться автоматично. (Рис.7)

Рисунок 7

pub_uu_2.10.14_07.png

Отже, ми наглядно бачимо, який вигляд має графік роботи після заповнення. (Рис.8)

При необхідності можна відкоригувати заповнений графік самостійно, ставши на потрібному елементі (числі) графіка.

Після чого треба натиснути кнопку «Ок», програма збереже всі внесені Вами зміни.

Рисунок 8

pub_uu_2.10.14_08.png

Налаштування і заповнення графіків

Також при необхідності можна використовувати «Помічник заповнення графіка» для коректного внесення нового графіка або для вже створеного раніше. Для налаштування графіка роботи треба скористатись «Помощником заполнения графика», який викликається автоматично при першій спробі заповнити графік, а також по команді «Изменить параметры заполнения графика» для заповнених раніше графіків. Програма пропонує вам два варіанти дій: «заполнить по шаблону» і «настроить вручную». (Рис.9,Рис.10)

Рисунок 9

pub_uu_2.10.14_09.png

Рисунок 10

pub_uu_2.10.14_10.png

Розглянемо перший варіант налаштування - Налаштування за шаблоном.

Помічник запропонує вам заповнити графік на підставі одного із зумовлених шаблонів:

-- «Пятидневка 40 часов»: з понеділка по п'ятницю – 8 годин, в передсвяткові дні – 7 годин;

-- «Шестидневка 40 часов»: з понеділка по п'ятницю 7 годин, в суботу 5 годин, в передсвяткові дні відповідно – 7 і 4 годин;

-- «Сутки через двое» і «Сутки через трое» – змінні графіки із зміною 24 години з вказаною періодичністю, починаючи з дати відліку. Для цих графіків можна передбачити вечірні і нічні години – 2 і 10 годин за зміну;

-- «Календарные дни» – щодня 8 ч.

Зверніть увагу, що при створенні графіка за шаблоном «Пятидневка 40 часов», або «Шестидневка 40 часов» враховуються святкові дні, а в інших шаблонах святкові дні не враховуються.

Після заповнення графіка за шаблоном при необхідності можна відкоригувати заповнений графік в ручному режимі.

Розглянемо другий варіант налаштування - Налаштування параметрів графіка в ручному режимі, який відкриває більше можливостей.

При виборі способу заповнення графіка «Настроить вручную» можна самостійно задати режим роботи і інші параметри. (Рис.11)

Рисунок 11

pub_uu_2.10.14_11.png

При налаштуванні параметрів графіка в ручному режимі є потреба розглянути кожен параметр більш детально та розширено:

1. У полі «Тип графика» вказується тривалість робочого тижня в днях – «Пятидневка» або «Шестидневка». Для відображення змінного режиму роботи необхідно вибрати тип графіка «Сменный». В разі вибору типу графіка «Календарные дни» дані про робочий час будуть заповнені виходячи з того, що робочими годинами є всі дні року.

2. У полі «Часов в неделе» вказується тривалість робочого тижня в годинах. Цей параметр використовується тоді, коли відбувається перерахунок місячної або денної ставки працівника в годинну ставку, наприклад, якщо треба провести оплату нічних годин.

3. Якщо встановити прапорець «Суммированный учет рабочего времени», то святкові дні, відмічені у виробничому календарі, не враховуються.

4. Такі прапорці, як «Вести учет ночных часов» та «Вести учет вечерних часов» є потреба встановлювати, коли в графіку необхідно передбачити нічні і вечірні години. Кількість нічних і вечірніх годин на добу визначається за розкладом графіка. Автоматично система рахуватиме вечірній час з 20:00 по 22:00, нічний час з 22:00 по 8:00. При необхідності час можна змінити.

5. Прапорець під назвою «Учитывать праздничные дни» встановлюється, коли при заповненні графіка необхідно врахувати святкові дні як неробочі.

Зверніть увагу на таку особливість – для типів графіків «Пятидневка», «Шестидневка» і «Календарные дни» в передсвятковий день робочий час зменшується на 1 годину, а для «Сменных» типів графіків передсвяткові дні не скорочуються.

6. При установці прапорця «Неполное рабочее время» необхідно вибрати також тип неповного часу: «Неполный рабочий день» або «Сокращенная рабочая неделя». Якщо співробітникам, що працюють на даному графіку, планується призначити тарифну ставку виходячи з графіка повного робочого часу, то необхідно вибрати спосіб розрахунку норми часу «По другому графику» і вибрати графік повного робочого часу.

Після того, як будуть заповнені всі необхідні дані, слід переходити до наступного етапу введення інформації в помічнику натиснувши кнопку «Далее».

У розглянутому нами варіанті при виборі типу графіка «Пятидневка», «Шестидневка» або «Календарные дни», виводиться форма введення годин по днях тижня. (Рис.12) Після того, як ви внесли необхідні параметри, потрібно натиснути кнопку «Заповнити» для автоматичного заповнення графіка на рік відповідно до ваших налаштувань.

Рисунок 12

pub_uu_2.10.14_12.png

Після автоматичного заповнення ви можете внести ручні коригування в дані графіка, якщо в цьому є потреба. (Рис.13)

Рисунок 13

pub_uu_2.10.14_13.png

Призначення графіків роботи співробітникам

Графіки роботи призначаються працівникам у момент внесення наказу про прийом на роботу або кадрові переміщення за допомогою відповідних кадрових документів системи. (Рис.14)

Рисунок 14

pub_uu_2.10.14_14.png

Таким чином ми бачимо, що можливості програми 1С дозволяють створювати нові та змінювати вже існуючі графіки роботи з будь-якими особливостями та нюансами. Отже, процедура по налаштуванню відповідного графіку роботи в програмі «1С:Зарплата і управління персоналом 8 для України» складається з поступових етапів та не є складною для виконання.  

Джерело: "Праця і Закон" № 9-10(177-178), 2014