Нарахування та виплата заробітної плати: типові помилки та їх наслідки для роботодавця

  • Яких нормативно-правових документів слід дотримуватися під час нарахування заробітної плати?
  • Які розміри штрафів установлено законодавством за порушення порядку нарахування та виплати заробітної плати?
  • Чи можна, сплативши штраф, продовжувати ігнорувати вимоги законодавства про оплату праці?

Практика проведення аудиту розрахунків із заробітної плати свідчить про те, що роботодавці не завжди дотримуються вимог законодавчих актів, які стосуються обчислення та виплати заробітної плати, а також інших виплат працівникам у межах трудових відносин. Раніше деякі роботодавці свідомо йшли на ризики, оскільки вважали їх не досить суттєвими. Але останнім часом ситуація дещо змінилася.

Konstantin Lazarev_Intercomp Ukraine.jpg
Костянтин Лазарєв, внутрішній аудитор, Intercomp Україна

Нормативно-правові акти до теми:

- Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. № 322-VІІІ (далі – КЗпП);

- Кодекс про адміністративні порушення України від 07.12.1984 р. № 8073-X (далі – КоАП);

- Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі – ПКУ);

- Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов'язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці» від 28.12.2014 р. № 77-VIII (далі - Закон № 77-VIII);

- Закон України «Про індексацію грошових доходів населення» від 03.07.1991 р. № 1282-XII (далі – Закон № 1282-XII);

- Закон України «Про Державний бюджет України на 2016 рік» від 25.12.2015 р. № 928-VIII (далі - Закон про держбюджет);

- Закон України «Про оплату праці» від 24.03.1994 р. № 108/95-ВР (далі – Закон № 108/95-ВР);

- Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі – Закон № 504/96-ВР);

- Постанова Кабінету Міністрів України «Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади» від 10.09.2014 р. № 442 (далі – Постанова № 442);

- Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку накладення штрафів за порушення законодавства про працю та зайнятість населення» від 17.07.2013 р. № 509 (далі – Постанова № 550);

- Порядок проведення індексації грошових доходів населення, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 17.07.2003 р. № 1078 (далі – Порядок № 1078);

- Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1999 р. № 100 (далі – Порядок № 100);

- Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13 січня 2004 р. N 5 (далі – Інструкція № 5).

По-перше, згідно Закону № 77-VIII, починаючи з 1 січня 2015 року набула чинності нова редакція статті 265 КЗпП, якою було введено фінансові штрафи, що застосовуються до роботодавців за порушення трудового законодавства. Слід відмітити, що деякі з вказаних штрафів є чималими, та можуть суттєво погіршити фінансовий стан підприємства у разі їх застосування контролерами.

По-друге, відповідно до Постанови № 442 в результаті реорганізації шляхом злиття Державної служби гірничого нагляду та промислової безпеки і Державної інспекції з питань праці, а також передачі деяких функцій Держсанепідслужбою, було створено новий орган - Державну службу України з питань праці (Держпраці). Саме Держпраці Постановою № 509 уповноважено накладати штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП. Крім того, відповідно до ст. 255 КоАП Держпраці має право за результатами проведених перевірок складати протоколи про адміністративні правопорушення. Плани перевірок Держпраці публікує на своєму сайті (dsp.gov.ua) в розділі «Планування роботи». Цікаво, що на момент написання цієї статті план перевірок на 4-й квартал 2016 року на сайті служби ще не оприлюднено.

Отже, як бачимо, недотримання законодавства про працю при обчисленні та виплати заробітної плати може призвести до неприємних наслідків для роботодавця.

Нижче ми розглянемо розповсюджені помилки, які допускають підприємства, а також поговоримо про «ціну питання» - розмір можливих санкцій, що можуть бути застосовані, якщо контролери знайдуть відповідне порушення.

1. Індексація заробітної плати

Зміст помилки

Законом № 1282-XII (ст. 2) передбачено, що індексації підлягають грошові доходи населення у межах прожиткового мінімуму, встановленого для відповідних соціальних і демографічних груп населення. З 1 грудня 2016 року Законом про держбюджет розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб встановлено у сумі 1600 грн. До речі, в такому ж розмірі встановлено й мінімальну заробітну плату (цей показник нам стане в нагоді далі при визначенні сум фінансових штрафів). Індексація грошових доходів населення проводиться в разі, коли величина індексу споживчих цін перевищила поріг індексації, який установлено в розмірі 103 відсотка (ст. 4 Закону № 1282-XII). Згідно цього ж Закону підприємства, установи та організації підвищують розміри оплати праці у зв'язку з індексацією за рахунок власних коштів (ст. 5 Закону). Механізм проведення індексації регламентовано Порядком № 1078.

Таким чином, будь-які юридичні особи незалежно від форм власності зобов'язані проводити індексацію заробітної плати своїх працівників.

Проте, окремі роботодавці з різних міркувань не здійснюють індексації заробітної плати.

Відповідальність

1) Фінансова відповідальність.

Відповідно до ст. 265 КЗпП юридичні особи, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафу в разі виплати заробітної плати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, не в повному обсязі - у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення.

Тобто, для роботодавця, який не проводить індексацію заробітної плати, а отже – виплачує її не в повному обсязі, з 1 грудня 2016 року сума фінансового штрафу складає 4800 грн. (1600 грн. х 3).

2) Адміністративна відповідальність.

Частинами 1 та 2 ст. 41 КпАП передбачено, що до посадових осіб застосовується штраф за виплату заробітної плати не в повному обсязі в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. А в разі вчинення повторного порушення протягом року - від 100 до 300 неоподатковуваних мінімумів.

Згідно п. 5 розділу XX Перехідних положень ПКУ для визначення розміру неоподатковуваних мінімумів доходів громадян в даному випадку використовується сума в розмірі 17 гривень. Відповідно, сума адміністративного штрафу складе від 510 до 1700 грн., а при повторному порушенні протягом року – від 1700 до 5100 грн.

2. Виплата авансу

Зміст помилки

Статтею 24 Закону № 108/95-ВР встановлено, що заробітна плата виплачується не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. А отже, законодавчо встановлено обов’язок роботодавця щодо виплати авансу.

Цією ж статтею Закону передбачено, що розмір авансу (заробітної плати за першу половину місяця) визначається колективним договором або іншим документом роботодавця, погодженим з профспілковою організацією. В разі відсутності на підприємстві органу профспілки цей документ погоджується з представниками, обраними і уповноваженими трудовим колективом. Але, в будь-якому випадку, розмір авансу не може бути менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки або посадового окладу працівника.

На практиці деякі підприємства ігнорують вказані вище вимоги законодавства: аванс або не виплачується взагалі, або порушуються терміни його виплати, встановлені ст. 24 Закону № 108/95-ВР, або його розмір менший, ніж оплата за фактично відпрацьований час у першій половині місяця.

Відповідальність

1) Фінансова відповідальність.

У будь якому випадку, якщо працівник не отримав аванс, отримав його не в повному обсязі або несвоєчасно, належну суму, як правило, він отримує під час виплати заробітної плати за місяць. Тому, на думку автора, в усіх перелічених вище ситуаціях мова йде про несвоєчасну виплату заробітної плати за першу половину місяця (авансу).

Згідно ст. 265 КЗпП несвоєчасна виплата заробітної плати тягне за собою накладення фінансового штрафу у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, що з 1 грудня 2016 року складає 4800 грн.

2) Адміністративна відповідальність.

Відповідно до ст. 41 КоАП при порушенні встановлених термінів виплати заробітної плати до посадових осіб роботодавця застосовується штраф в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а в разі вчинення повторного порушення протягом року - від 100 до 300 неоподатковуваних мінімумів.

Тобто, в цьому випадку сума адмінштрафу складе від 510 до 1700 грн., а при повторному порушенні протягом року – від 1700 до 5100 грн.

3. Розрахунок та виплата відпускних

Зміст помилок

1) Закон № 504/96-ВР гарантує право працівників на щорічні та інші встановлені цим та іншими законами оплачувані відпустки. При цьому згідно ст. 21 Закону № 504/96-ВР заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку.

В той же час, окремі підприємства не виплачують відпускні за три дні до початку відпустки. Працівники отримують зазначені кошти пізніше, зокрема, під час наступної виплати заробітної плати.

2) Обчислення заробітної плати працівникам за час відпустки здійснюється відповідно до Порядку № 100. Вказаним порядком передбачено, що нарахування виплат у всіх випадках збереження середньої заробітної плати, в тому числі за час відпусток, провадиться виходячи з розміру середньоденної (годинної) заробітної плати (п. 5 та 7 р. IV Порядку).

Іноді роботодавці ігнорують вимоги Порядку № 100 та не здійснюють розрахунок відпускних, виходячи з розміру середньоденної (годинної) заробітної плати. При цьому оплата праці за час відпустки здійснюється, виходячи з посадового окладу відповідного працівника, відображається у розрахунково-платіжній відомості як оплата праці за окладом, та виплачується разом із заробітною платою. Тобто, працівник, який був у відпустці, за цей місяць отримує звичайну зарплату у розмірі свого окладу.

Відповідальність

1) Фінансова відповідальність.

Оплата відпусток відноситься до фонду заробітної плати (п. 2.2.12 Інструкції № 5). Як зазначалося вище, за несвоєчасну виплату заробітної плати накладається фінансовий штраф у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати (з 01.12.2016 р. - 4800 грн.).

Що стосується оплати за час відпустки не за середньою зарплатою, як передбачено Порядком № 100, а виходячи з окладу відповідного працівника, з наступним відображенням в обліку нарахованих сум як зарплати за окладом, то тут слід зазначити наступне. Оскільки в обліку роботодавця не відображено такий вид нарахування, як оплата відпусток, перевіряючі можуть наполягати на застосуванні штрафу, передбаченого ст. 265 КЗпП за недотримання мінімальних державних гарантій. Такий висновок може бути мотивований тим, що оплата щорічних відпусток віднесена до мінімальних державних гарантій (ст. 12 Закону № 108/95-ВР), при цьому працівникам не нараховано та не виплачено відпускні. Розмір штрафу у цьому випадку чималий: десятикратний розмір мінімальної заробітної плати (з 01.12.2016 р. – 16 000 грн.) за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення.

Однак, на думку автора такий підхід є занадто формальним: говорити про те, що працівник взагалі не отримав заробітну плату за час відпустки не можна - фактично працівник отримує відпускні у складі зарплати, нехай і з запізненням. Тому, порушення в даному випадку полягає у несвоєчасній оплаті праці за час відпустки. При цьому сума штрафу відповідно до ст. 265 КЗпП складе три мінімальні зарплати (4800 грн.), а не десять, і не за кожного працівника, а за порушення в цілому.

Крім того, якщо оплата за окладом за час відпустки виявиться меншою, ніж сума відпускних, розрахована виходячи з середньою зарплати відповідно до Порядку № 100, до роботодавця може бути застосований штраф, встановлений тією ж ст. 265 КЗпП за виплату заробітної плати не в повному обсязі – також у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати (4800 грн.).

2) Адміністративна відповідальність.

Виходячи з положень ст. 41 КоАП як за несвоєчасну виплату відпускних, так і за їх виплату не в повному обсязі, до посадових осіб роботодавця застосовується адмінштраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510 – 1700 грн.), а в разі вчинення повторного порушення протягом року - від 100 до 300 неоподатковуваних мінімумів (1700 - 5100 грн.).

4. Оплата праці за час відрядження

Зміст помилки

Статтею 121 КЗпП визначено, що розмір оплати праці працівників, які направлені у службове відрядження, не може бути нижчим середнього заробітку. Тобто, роботодавець повинен здійснити розрахунок зарплати працівника за час відрядження, виходячи з його середнього заробітку відповідно до Порядку № 100, та порівняти отриману суму з розміром зарплати за цей же час, розрахованої, виходячи з окладу відповідного працівника. Якщо сума за середнім заробітком виявиться більшою, необхідно виплатити саме її. Якщо меншою – роботодавець має право вирішувати: платити за середнім заробітком, або за окладом.

Проте, окремі роботодавці оплачують роботу працівника за час відрядження у будь-якому випадку, виходячи з розміру його окладу.

Відповідальність

1) Фінансова відповідальність.

Якщо сума зарплати за час відрядження, розрахована за середнім заробітком, буде більшою, ніж зарплата за окладом даного працівника за цей час, роботодавцю може бути інкриміновано виплату заробітної плати не в повному обсязі. Як було вказано вище, відповідно до ст. 265 КЗпП за це порушення стягується фінансовий штраф у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати (4800 грн.).

2) Адміністративна відповідальність.

У разі виплати заробітної плати не в повному обсязі на посадових осіб роботодавця чекає адмінштраф в розмірі 510 – 1700 грн., а при повторному порушенні протягом року - 1700 - 5100 грн. (ст. 41 КоАП).

5. Застосування коефіцієнту підвищення при розрахунку середньої зарплати

Зміст помилки

Згідно п. 10 Порядку № 100 у випадках підвищення роботодавцем тарифних ставок і посадових окладів як у розрахунковому періоді, так і в періоді, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, заробітна плата, включаючи премії та інші виплати, що враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, за проміжок часу до підвищення коригуються на коефіцієнт їх підвищення. Порядком також передбачено, що на госпрозрахункових підприємствах і в організаціях коригування заробітної плати та інших виплат провадиться з урахуванням їх фінансових можливостей.

Досить часто роботодавці, які здійснили підвищення зарплат, ігнорують вказані вище вимоги Порядку № 100 та не застосовують коефіцієнт підвищення при обчисленні середньої зарплати.

Міністерство праці та соціальної політики України у своєму листі від 24.10.2008 р. № 696/13/84-08 вказує: положення п. 10 Порядку про те, що госпрозрахункові підприємства коригують заробітні плати з урахуванням їх фінансових можливостей, дозволяє у випадку скрутного фінансового стану підприємства дещо зменшити коефіцієнт коригування, але не позбавляє ці підприємства від необхідності коригування.

Відповідальність

1) Фінансова відповідальність.

Незастосування коефіцієнту підвищення при розрахунку середньої зарплати призводить до виплати не в повному обсязі відпускних та інших виплат, які розраховуються, виходячи з середнього заробітку. А це, як ми вже з’ясували вище, може призвести до застосування по відношенню до роботодавця штрафу, встановленого ст. 265 КЗпП у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати (4800 грн.).

2) Адміністративна відповідальність.

Сума адмінштрафу згідно ст. 41 КоАП складе від 510 до 1700 грн., а при повторному порушенні протягом року – від 1700 до 5100 грн.

Отже, ми розглянули деякі розповсюджені порушення трудового законодавства та їх наслідки для роботодавця.

Також зверніть увагу на те, результатом перевірки буде не тільки необхідність сплати роботодавцем і його посадовими особами штрафів, про які йшла мова вище. Швидше за все, Держслужбою з питань праці буде видано припис - усунути виявлені порушення у встановлений термін. Таким чином, сплата штрафів не є підставою для подальшого ігнорування роботодавцем вимог трудового законодавства.

Джерело: Кадровик light №12, грудень 2016