Кадрові журнали: особливості ведення.

Anastasiya_Plutalova.jpg
Копил Ольга, Менеджер з персоналу Intercomp Україна

Діяльність підприємства з моменту його створення супроводжується значною кількістю кадрових документів. Звісно, існують певні вимоги до організації кадрового діловодства на підприємстві.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийом та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Отже, роботодавець зобов’язаний здійснювати оформлення ряду документів, що відображають різні аспекти трудових відносин. Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає відповідного діловодного забезпечення. Підготовка кадрового документообігу вимагає дотримання усіх норм і вимог для забезпечення їхньої юридичної чинності. Кадрова документація включає в себе всі документи, що регламентують порядок використання найманої праці, факти прийому на роботу, звільнення з роботи, надання відпусток, відряджень, облік робочого часу тощо. Правильна організація кадрового діловодства має вагоме значення для підприємства.

Для обліку і контролю за роботою з кадровими документами підприємства ведуться також журнали (книги) реєстрації . Для забезпечення неможливості вилучення, заміни сторінок з журналів (книжок) реєстрації необхідно пронумерувати, прошити всі аркуші, а також скріпити підписом директора та печаткою підприємства.

Наразі розглянемо приклади кадрових журналів.

Приклад журналу реєстрації наказів:

pub1_26.06.14_uu_1.png

Журнали реєстрації наказів являються інформаційно-довідковим інструментом. Кожен журнал зберігається таку ж кількість років, що і відповідна справа з наказами. Звісно, зазначена в журналі інформація повинна відповідати інформації, зазначеній в наказах.

Як відомо, трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності понад п’ять днів. Саме тому необхідно вести книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, а також книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Типова форми книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них.

pub1_26.06.14_uu_2.png

Дана книга дає змогу контролювати рух бланків трудових книжок на підприємстві.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

pub1_26.06.14_uu_3.png

В обов’язковому порядку книга повинна бути пронумерована, прошита та скріплена підписом керівника і печаткою підприємства. Кількість основних працівників підприємства має відповідати кількості трудових книжок, зазначених в книзі обліку, а також дати звільнення мають відповідати датам видачі трудових книжок у книзі. Адже трудова книжка повинна видаватися працівнику саме в день звільнення. Слід пам’ятати, що дуже важливо отримувати підпис працівника в одержанні трудової книжки у разі його звільнення.

З метою захисту підприємців від несанкціонованого втручання контролюючих органів, можливе впровадження журналу реєстрації перевірок. Впровадження здійснюється на добровільних засадах. Журнал прошивається та завіряється печаткою підприємства. Представник контролюючого органу перед початком перевірки повинен обов'язково зробити запис у журналі, заповнюючи всі передбачені графи, та поставити свій підпис.

Форма журналу реєстрації перевірок:

pub1_26.06.14_uu_4.png

pub1_26.06.14_uu_5.png

Отже, постановка і ведення кадрового діловодства є обов'язковим напрямком роботи будь-якої компанії. Тому треба пам’ятати, що більшість кадрових операцій слід фіксувати в спеціальних журналах (книгах) обліку.

Джерело: "Праця і Закон" №6 (174), 2014