Контакти
Довіра, заснована на досвіді

Перевірка кадрової документації відносно оплати праці

17.06.2016
Особлива увага до оформлення кадрової документації зумовлена тим, що кадрові документи регулюють взаємовідносини між працівником та роботодавцем та саме вони є підставою для нарахування й виплати заробітної плати. Досить часто порушення у веденні кадрового обліку чи складанні кадрових документів стає причиною недостовірних даних бухгалтерського обліку та звітності, що в свою чергу може призвести до ризиків при нарахуванні податкових зобов’язань та позабюджетних платежів підприємством. Розглянемо, як мають бути складені документи, що використовуються бухгалтерією для нарахування заробітної плати.

Ekaterina_Papish.jpg
Катерина Папиш - експерт з питань оплати праці Intercomp Україна
Щонайперше на підприємстві мають бути наявні та належно оформлені такі документи: 

- Колективний договір, зареєстрований у встановленому порядку у районній державній адміністрації. У колективному договорі для співробітників мають бути передбачені умови, не гірші, ніж визначає Кодекс законів про працю; 
- Положення про оплату праці, що містить інформацію щодо форм і систем оплати праці, тарифних сіток, ставок, умов запровадження та розмірів надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат, а також встановлює строки виплати заробітної плати. При наявності на підприємстві Колективного договору, Положення про оплату праці може входити до нього як із складових частин; 
- Штатний розпис з переліком посад, назви яких відповідають Класифікатору професій, та з визначенням кількісті штатних одиниць організації.  

Щодо кадрових документів, які використовуються безпосередньо для кожного окремого розрахунку заробітної плати та впливають на остаточний розмір нарахованої заробітної плати слід розглянути такі документи: 

- Табель обліку робочого часу - саме цей документ є вичерпним джерелом обліку робочого часу співробітників підприємства та головною підставою для нарахування заробітної плати. Форма табелю затверджена Наказом державного комітету статистики «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» №489 від 05.12.2008 р. Для повного та вірного нарахування заробітної плати до табелю мають бути включені всі працівники, у тому числі працівники прийняті на сезонну чи тимчасову роботу та учні, що прийняті для проходження виробничої практики з оплатою праці. Також табель має містити інформацію про відсутність працівників на роботі. Для правильного нарахування заробітної плати слід переконатись, що інформація про відсутності перенесена з первинних документів вірно, кожний вид відсутності відмічений відповідним позначенням та що у табелі відображена інформація щодо відсутності працівників, для яких ще немає первинних документів. Наприклад, відображено відсутність на роботі працівника, який хворіє і ще не має закритого лікарняного листа. Слід наголосити, що коли надійде первинний документ, що пояснює причину відсутності, необхідно підготувати коригуючий табель та виправити відмітки відсутності з невизначених причин на причину згідно наданих документів. Якщо внутрішнім розпорядком підприємства передбачено, що працівники працюють за різними режимами роботи, то слід звернути увагу, що в табелі мають бути окремо вказані години вечірньої та нічної роботи, робота у святкові дні та надурочні години. З точки зору розрахунку заробітної плати, це важлива інформація, оскільки на підставі вимог ст. 106 Кодексу законів про працю України (далі КЗпПУ) при погодинній системі оплати праці робота в понаднормовий час оплачується в подвійному розмірі годинної ставки. При відрядній системі оплати праці за роботу в понаднормовий час виплачується доплата в розмірі 100 % тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації. При підсумованому обліку робочого часу оплачуються як понаднормові всі години, відпрацьовані понад установлений робочий час в обліковому періоді. Згідно ст.107 КЗпПУ робота у святкові та неробочі дні оплачується у подвійному розмірі. На підставі ст. 108 КЗпПУ робота в нічний час оплачується у підвищеному розмірі, встановлюваному генеральною, галузевою (регіональною) угодами та колективним договором, але не нижче 20 відсотків тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час.  
- Наказ про прийняття, звільнення чи переведення працівника – для оформлення наказів використовуються типові форми затверджені Наказом Міністерства статистики України від 5 грудня 2008 року №489: П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)». На підставі цих наказів працівники включаються до розрахунку заробітної плати, накази про прийняття чи переведення містять необхідну інформацію щодо посадового окладу працівника.  
Накази про звільнення є підставою для проведення розрахунків при звільненні. Такі накази обов’язково мають містити інформацію щодо невикористаних днів відпустки для нарахування компенсації та підстави звільнення згідно з КЗпПУ. 
- Накази про відпустки - типова форма таких наказів також затверджена Наказом Міністерства статистики України від 5 грудня 2008 року №489. Це форма П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки». Такі накази мають містити інформацію про вид відпустки працівника, її дати та тривалість. 
- Накази чи розпорядження про преміювання мають містити інформацію про вид премій (наприклад, за результатами роботи за місяць або за рік, за вислугу років, за виконання особливо важливих завдань тощо). Оскільки різні види премій входять до різних складових Фонду оплати праці і мають бути вірно відображені у звітності щодо оплати праці.  
- Листи непрацездатності бухгалтер із заробітної плати має також досить уважно перевіряти оскільки ці документи є підставою для надання допомоги з тимчасової непрацездатності та вагітності і пологів. Слід зазначити, що згідно законодавства лише вірно оформлений лисок непрацездатності надає право на допомогу. Порядок заповнення листка непрацездатності закріплений в Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженій спільним наказом Мінздраву України, Мінтруда України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності та Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань від 03.11.2004 року №532/274/136-ос/1406. Лицьова сторона лікарняного листа заповнюєтеся лікарем та медичним закладом, зворотна сторона – за місцем роботи. При отриманні документа слід звернути увагу на період тимчасової непрацездатності, наявність відміток про порушення режиму (при порушенні режиму працівник втрачає право на допомогу з дня такого порушення) та наявність всіх необхідних підписів та печаток. Також важливо відмітити наявність виправлень – якщо листок непрацездатності містить більше двох виправлень – він визнається недійсним та оплаті не підлягає. Зворотній бік лікарняного листка поділений на чотири частини. Перша частина містить інформацію щодо характеру роботи (постійна чи тимчасова), періоду відсутності працівника та дати виходу на роботу. Ця частина заповнюєтеся відповідальним за ведення табелю. Другу частину заповнює відділ кадрів, вона відображає інформацію щодо страхового стажу, який визначає розмір відсотка допомоги. Третю частину зворотної сторони заповнює комісія із соціального страхування за результатами свого засідання. У разі прийняття рішення про надання допомоги вказується розмір допомоги у відсотках. Четвертий блок інформації має заповнити працівник, відповідальний за нарахування заробітної плати. У таблиці «Довідка про заробітну плату» вказується інформація, на підставі якої розраховувалась середня заробітна плата для нарахування допомоги. У таблиці «У таблиці «Належить до виплати» вказується за який період нараховано допомогу та в якому розмірі. У листі № 01-16-557 від 20.03.2006 року Фонд соціального страхування з тимчасової втрати дав пояснення, що для спрощення роботи бухгалтерії дозволяється не заповнювати розділ «Довідка про заробітну плату, якщо розрахунок заробітної плати на підприємстві проводиться автоматизовано. При цьому в обов’язковому порядку до листка непрацездатності прикріплюєтеся розрахунок, завірений підписами керівника та головного бухгалтера. 

Керівнику кадрової служби підприємства рекомендується неухильно виконувати вимоги трудового законодавства для уникнення трудових спорів або судових розглядів з питання оплати фактично відпрацьованого працівниками робочого часу.

Джерело: Кадровик light №6 (06) червень 2016