Контакти
Довіра, заснована на досвіді

Звільнення в останній день відпустки: особливості розрахунків

01.03.2016
Natalia Lotuga.jpg
Наталія ЛОТУГА, бухгалтер з розрахунку заробітної плати Intercomp Україна

Звільнення завжди є стресовою ситуацією для всіх: і для кадровика, і для працівника, незалежно від того, звільняється останній за власним бажанням чи його звільняють з інших підстав. Досить часто саме звільнення, яке працівник вважає незаконним, стає приводом для трудового спору, і вже суд ретельно вивчає, чи не порушив роботодавець законодавчих вимог при розірванні трудового договору. Отож, наразі розглянемо питання, яке досить часто зустрічається на практиці й хвилює як бухгалтерів, так і кадровиків — як звільнити працівника в останній день відпустки з дотриманням норм чинного законодавства.

Правове регулювання

Відповідно до трудового законодавства право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями (далі ― підприємство), незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи.

Право на відпочинок і, зокрема, на оплачувану відпустку в Україні, гарантоване кожному, хто працює, та забезпечується передусім нормами Конституції України. Відносини, пов’язані з наданням відпустки, регулюються статтями 74 – 84 Кодексу законів про працю України (далі ― КЗпП), Законом України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР (далі ― Закон № 504) та іншими нормативно-правовими актами.

Також, відповідно до ст. 38 КЗпП, працівник має право вимагати щорічну відпустку з наступним звільненням за власним бажанням. У такому разі працівник повинен подати заяву про надання відпустки і заяву про звільнення, зазначивши при цьому підставу і дату звільнення. Зміст заяви може бути таким: «Прошу надати мені невикористану щорічну основну відпустку з 18 березня 2016 р. з наступним звільненням за власним бажанням в останній день відпустки». Буде ще краще, якщо працівник зазначить конкретну кількість днів невикористаної відпуски (звісно, для подання достовірної інформації до написання заяви працівникові слід звернутися з відповідним запитом до відділу кадрів).

Визначення дня звільнення

Зверніть увагу, що відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону № 504 до стажу роботи, який дає право на щорічну основну відпуску, включають період щорічної відпустки. Визначити дату звільнення ― останній день відпустки, можна наступним чином:

1) порахувати кількість днів щорічної основної відпустки пропорційно відпрацьованому часу з дати початку робочого року і по дату початку відпустки, зазначену у заяві,

2) до дати, з якої працівник бажає одержати відпустку, додати кількість днів невикористаної відпустки,

3) знову порахувати кількість днів щорічної основної відпустки, але тепер пропорційно відпрацьованому часу за робочий період з дати початку робочого року по останній день відпустки.

Розглянемо на прикладі.

Працівник 4 березня 2016 р. подав заяву про надання щорічної основної відпустки з 18 березня 2016 р. з наступним звільненням за власним бажанням в останній день відпустки.

Відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 6 Закону № 504 тривалість щорічної основної відпустки становить 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

За свій робочий рік з 8 листопада 2014 р. по 9 листопада 2015 р. працівник щорічну основну відпустку використав.

Порахуємо, скільки днів відпустки працівник заробив станом на 17 березня 2016 року за формулою:

Т = Д х (Дв – Св)/(К – С),

де Т ― тривалість щорічної основної відпустки за робочий рік;

Д ― кількість днів щорічної основної відпустки;

Дв ― кількість фактично відпрацьованих календарних днів за робочий період;

Св ― кількість святкових і неробочих днів, що припадають на відпрацьований робочий період;

С ― кількість святкових і неробочих днів, що припадають на робочий рік;

К ― кількість днів у році.

На підприємстві встановлена звичайна тривалість щорічної відпустки, отже Д = 24.

На робочий період з 11.11.2016 р. – 17.03.2016 р. припадає 128 календарних днів (у тому числі три святкових і неробочих дні, а саме 1 і 7 січня та 8 березня) — отже, Дв – Св = 128.

Кількість календарних днів за рік без урахування святкових і неробочих днів становить 354 (365 – 11), отже К – С = 354.

Підставимо наші дані у формулу для розрахунку:

Т = 24 х (128 – 3)/(365 – 11)

У результаті округлення до цілого числа отримуємо 8 календарних днів.

Якщо з 18 березня 2016 р. надати щорічну основну відпустку тривалістю 8 календарних днів, то останній день відпустки-звільнення припадатиме на 25 березня 2016 р.

Проводимо другий розрахунок, перевіряючи, чи не заробив працівник додатково дні відпустки перебуваючи у щорічній відпустці.

На робочий період з 11.11.2016 р. – 25.03.2016 р. припадає 136 календарних днів (у тому числі три святкових і неробочих днів, а саме 1 і 7 січня та 8 березня).

Т = 24 х (136 – 3)/(365 – 11)

У результаті округлення до цілого числа отримуємо 9 календарних днів щорічної основної відпустки, які потрібно надати працівнику.

Таким чином, останній день відпустки і, відповідно, звільнення працівника, припадатиме на 26 березня 2016 р.

Водночас, з поданням запиту на відпустку з наступним звільненням, працівник повинен дотримати вимогу ч. 1 ст. 38 КЗпП щодо письмового попередження роботодавця про розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк за два тижні до запланованого звільнення.

Окремі нюанси

У ч. Ч 2 ст. 3 Закону № 504 передбачено надання відпустки працівнику, в якого закінчується строковий трудовий договір. При цьому, період відпустки може повністю або частково перевищувати строк трудового договору, і чинність трудового договору продовжується до закінчення відпустки.

Приклад:

Працівник працює за строковим трудовим договором, дія якого закінчується 10.03.2016 р.. Він написав заяву про надання йому невикористаної відпустки з 09.03.2016 р.. На день закінчення строку трудового договору працівник має 20 невикористаних днів відпустки. Проте за час використання відпустки з 09.03.2016 р. по 28.03.2016 р. працівник «заробляє» ще один календарний день відпустки. Тому йому має бути надано 21 календарний день відпустки з 09.03.2016 р. по 29.03.2016 р., а днем звільнення в цьому випадку буде 29.03.2016 р..

Щодо можливості надання відпустки з наступним звільненням за угодою сторін відповідно до розділу 3 ст. 36 КЗпП або за переведенням на інше підприємство, чи перехід на виборну посаду, потрібно мати на увазі, що для припинення трудового договору за цими підставами потрібна згода роботодавця, зокрема і щодо визначення дати звільнення, то і питання надання відпустки з наступним звільненням також слід з ним погоджувати.

Зверніть увагу, що відповідно до ч. 3 ст. 40 КЗпП не допускається звільнення працівника з ініціативи роботодавця або уповноваженого ним органу в період перебування працівника у відпустці. Але, це правило не поширюється на випадок повної ліквідації підприємства.

Утім, з цього правила є винятки, зокрема, норми Закону № 504 є спеціальними по відношенню до загальних норм ст. 40 КЗпП, тому за бажанням працівника, йому має бути надано невикористану відпустку із наступним звільненням, попри факт розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця. Датою звільнення у цьому випадку буде останній день відпустки, і це не буде порушенням трудового законодавства.

Нагадаємо, що ст. 3 Закону № 504 передбачено, що працівники, які звільняються за порушення трудової дисципліни (систематичне невиконання покладених на них обов’язків без поважних причин, прогул, в тому числі відсутність на робочому місці більше трьох робочих днів, тощо) не мають права використати дні щорічної відпустки у разі звільнення. Таким працівникам виплачується компенсація за невикористані дні щорічної відпустки при звільненні.

Але не всі відпустки можна віднести до невикористаних — до них належать лише ті відпустки, право на які працівник не втрачає при звільненні, тобто за які роботодавець повинен виплатити компенсацію. Такими відпустками є щорічна основна і додаткова відпустки (ст. 6 Закону № 504) та додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19 Закону № 504).

Якщо ж працівник хоче звільнитись в останній день відпустки іншого виду (без збереження заробітної плати, відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, додаткової відпустки у зв’язку із навчанням тощо), це не буде відпусткою із наступним звільненням. У такому разі працівник має подати дві заяви ― про відпустку і про звільнення одночасно, або, наприклад, одну заяву ― раніше, а другу ― через декілька днів.

Відділ кадрів, на підставі заяви працівника про надання відпуски з наступним звільненням має видати два накази: про надання відпустки і про звільнення. Враховуючи те, що заробітну плату за час перебування у відпустці роботодавець має виплатити працівнику не пізніше ніж за три дні до його початку (ст. 115 КЗпП), першим варто видати наказ про надання відпустки.

Відповідно до ч. 3 ст. 2 Закону № 504 право на відпустки забезпечується гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості зі збереженням на її період місця посади (роботи) та заробітної плати.

У разі, якщо працівник під час перебування у відпустці з наступним звільненням захворів, він має право відкликати відпустку до закінчення лікарняного листа і подати заяву на її продовження після виходу з лікарняного. У такому випадку, дата звільнення буде перенесена на іншу дату.

Від редакції:

Може виникнути ситуація, коли працівник, наприклад, відпрацював на підприємстві більше шести місяців, проте менше року, але при звільненні хоче отримати щорічну оплачувану відпустку повної тривалості (скажімо, звичайну — 24 календарних дні). І за таких обставин роботодавець буде повинен задовольнити прохання працівника, оскільки відповідно до ч. 5 ст. 10 Закону № 504 право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві. Тобто, у даному випадку мова йде про повну відпустку встановленої тривалості, а не про кількість днів відпустки, розраховану пропорційно відпрацьованому часу. А от щодо оплати, то існує два варіанти — або одразу оплатити лише той час, який співробітник відпрацював, або ж вже при проведенні остаточного розрахунку утримати із заробітної плати надміру використану частину суми відпускних (до речі, оскільки на практиці відпустка з подальшим звільненням застосовується найчастіше у разі звільнення працівника за власним бажанням, то доцільніше дотримуватися останнього варіанта, бо досить часто у відпустці працівник змінює своє рішення й відкликає заяву про звільнення).

Наказ про звільнення доцільно видавати за день – два до останнього дня відпустки працівника, аби дотримати вимоги статей 47 і 116 КЗпП щодо видачі в належній формі у день звільнення трудової книжки та виплати усіх сум, що належать працівникові. Що стосується внесення запису до трудової книжки працівника при звільненні, то відповідно до вимог п. 2.4. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства юстиції України, Міністерства праці України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі ― Інструкція № 58), такий запис роблять в день звільнення працівника.

Якщо останній день відпуски припаде на суботу або неділю, роботодавець не зможе провести розрахунок з працівником в день звільнення і виконати норми чинного законодавства. На практиці, більшість підприємств у таких випадках проводять повний розрахунок з працівником і видають трудову книжку у п’ятницю, що є більш доцільним. Видача трудової книжку у понеділок не є виходом в даній ситуації, оскільки при затриманні видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові необхідно виплатити середній заробіток за весь час вимушеного прогулу та змінити дату звільнення, про що необхідно буде видати відповідний наказ та ввести новий запис до трудової книжки (абз. 6 та 7 п 4.1. Інструкції № 58).

Коли строки визначаються днями, то їх обчислюють з дня, наступного після того дня, з якого починається строк. А якщо останній день строку припадає на святковий, вихідний або неробочий день, то днем закінчення строку вважається найближчий робочий день, ч. 5 ст. 2411 КЗпП.

Нагадаємо, якщо працівник у день звільнення не прийшов на підприємство за трудовою книжкою, йому слід надіслати поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки та нагадати про можливість пересилання трудової книжки поштою за згодою працівника (п. 4.2. Інструкції № 58).

Згідно з абз. 2 п. 12 Постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 6 листопада 1992 р. № 9 працівник, який попередив роботодавця про розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк вправі до закінчення строку попередження відкликати свою заяву і звільнення в цьому випадку не проводиться, якщо на місце працівника не запрошена особа в порядку переведення з іншої організації (ч. 5 ст. 24 КЗпП). Відповідно до ч. 1 ст. 38 КЗпП строк попередження про звільнення становить два тижні. Якщо після закінчення строку попередження трудовий договір не був розірваний і працівник не наполягає на звільненні, дія трудового договору вважається подовженою.

Джерело: Газета "Консультант Кадровика", № 5 (113), 1 березня 2016